Quản lý chi phí kinh doanh như thế nào: Sự khác biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi

Khi nói đến quản lý doanh nghiệp, việc phân biệt giữa các loại chi phí là nền tảng không thể bỏ qua. Bởi vì mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với hai loại chi phí: Chi phí cố định và Chi phí biến đổi

Quản lý cả hai loại này một cách thông minh sẽ giúp công ty của bạn xác định giá sản phẩm phù hợp, lập kế hoạch sản xuất hiệu quả và quan trọng nhất là dự đoán lợi nhuận chính xác cũng như lập kế hoạch phát triển dài hạn.

Chi phí cố định: Chi phí không đổi

Chi phí cố định (Fixed Cost) có nghĩa là chi phí của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên bất kể công ty sản xuất nhiều hay ít sản phẩm. Chữ “cố định” đã nói lên rằng các khoản chi này sẽ tồn tại và phải trả đều đặn, ngay cả khi doanh nghiệp không hoạt động gì.

Chi phí cố định phát sinh do các nghĩa vụ dài hạn của công ty, như hợp đồng thuê tài sản, lương cố định với nhân viên hoặc lãi vay. Vì các chi phí này có tính ổn định, nên công ty có thể sử dụng các con số này để lập kế hoạch tài chính và ngân sách hàng năm một cách tự tin.

Ví dụ về chi phí cố định mà công ty phải trả hàng tháng

Tiền thuê và chi phí tiện ích - Tiền thuê văn phòng hoặc nhà máy trả hàng tháng, bất kể doanh số bán hàng nhiều hay ít. Thêm vào đó là chi phí vệ sinh tòa nhà, bảo trì và các dịch vụ công cộng.

Lương và phúc lợi nhân viên - Tiền lương cố định trả cho đội ngũ theo hợp đồng, bao gồm các phúc lợi cơ bản, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm nhân thọ tối thiểu.

Chi phí bảo hiểm doanh nghiệp - Chi phí bảo hiểm thiết bị, hàng hóa, cũng như các bảo hiểm trách nhiệm khác phải đóng hàng năm.

Chi phí khấu hao tài sản cố định - Việc tính khấu hao của máy móc, tòa nhà văn phòng, ô tô công ty và các thiết bị khác mà công ty đã đầu tư ban đầu.

Lãi vay - Lãi suất hàng tháng hoặc hàng năm từ khoản vay ngân hàng hoặc các chủ nợ khác, phải trả theo đúng hạn.

Đặc điểm chính của chi phí cố định

Chi phí cố định không tăng hoặc giảm theo biến động của khối lượng sản xuất. Nếu công ty sản xuất 100 hoặc 1.000 đơn vị, tiền thuê vẫn giữ nguyên. Đây là yếu tố làm cho chi phí cố định trở thành thành phần ổn định trong ngân sách.

Tuy nhiên, đặc điểm này cũng có thể trở thành con dao hai lưỡi. Nếu doanh số giảm, chi phí cố định sẽ trở thành gánh nặng lớn hơn, làm tỷ lệ chi phí trên doanh thu tăng cao và lợi nhuận giảm xuống.

Chi phí biến đổi: Chi phí thay đổi theo sản lượng

Ngược lại với chi phí cố định, chi phí biến đổi (Variable Cost) có nghĩa là chi phí của doanh nghiệp thay đổi trực tiếp theo khối lượng sản xuất hoặc bán hàng. Khi công ty sản xuất nhiều hơn, chi phí biến đổi cũng tăng theo tỷ lệ, và nếu sản lượng hoặc doanh số giảm, chi phí biến đổi cũng giảm theo.

Đặc điểm của chi phí biến đổi là phù hợp với hoạt động thực tế. Khi công ty cần sản xuất nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu thị trường, chi phí biến đổi sẽ tăng theo. Ngược lại, nếu thị trường không ưa chuộng, công ty có thể giảm sản lượng và chi phí biến đổi cũng giảm xuống.

Chi phí biến đổi gồm những gì

Nguyên vật liệu và các thành phần sản xuất - Chi phí nguyên vật liệu, vải, kim loại hoặc các thiết bị khác dùng trong sản xuất. Càng sản xuất nhiều, càng cần mua thêm nguyên liệu.

Chi phí lao động trực tiếp - Tiền công của công nhân tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất. Nếu trả theo sản phẩm hoặc theo giờ sản xuất, chi phí này sẽ dao động theo khối lượng sản xuất.

Chi phí năng lượng và nước trong sản xuất - Điện và nước dùng trong dây chuyền sản xuất. Càng máy móc hoạt động nhiều theo sản lượng, càng tiêu thụ nhiều năng lượng.

Vật liệu đóng gói và hộp đựng - Hộp giấy, túi nhựa, vật liệu đệm hoặc các vật liệu đóng gói khác cần dùng để bọc và lưu trữ sản phẩm.

Chi phí vận chuyển và logistics - Chi phí giao hàng từ nhà máy đến trung tâm phân phối hoặc khách hàng. Càng nhiều hàng hóa, chi phí vận chuyển càng cao.

Chi phí hoa hồng bán hàng và các khuyến mãi - Tiền thưởng cho đội ngũ bán hàng dựa trên kết quả kinh doanh hoặc các ưu đãi đặc biệt khi đạt mục tiêu.

Tầm quan trọng của việc hiểu chi phí biến đổi

Đối với quyết định về khối lượng sản xuất, định giá sản phẩm và lập kế hoạch ngắn hạn, việc hiểu rõ chi phí biến đổi là điều cần thiết. Các công ty kiểm soát tốt chi phí biến đổi sẽ có khả năng điều chỉnh chiến lược sản xuất nhanh chóng phù hợp với tình hình thị trường và đạt hiệu quả cao.

Ngoài ra, theo dõi chi phí biến đổi còn giúp doanh nghiệp kiểm tra hiệu quả của quá trình sản xuất, phát hiện hư hỏng và tìm cách cải tiến liên tục.

So sánh chi phí cố định và chi phí biến đổi: điểm khác biệt là gì

Để giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt, hãy xem xét từ góc độ của doanh nghiệp. Giả sử bạn là chủ một nhà máy may quần áo.

Chi phí thuê nhà máy (Chi phí cố định): Dù bạn sản xuất 1.000 hay 100.000 chiếc áo trong tháng này, tiền thuê cố định là 100.000 đồng/tháng.

Vải và chỉ dùng (Chi phí biến đổi): Nếu bạn sản xuất 1.000 chiếc, cần dùng 5.000 mét vải. Nhưng nếu sản xuất 10.000 chiếc, cần dùng 50.000 mét vải. Chi phí sẽ tăng theo tỷ lệ.

Các con số quan trọng cần ghi nhớ:

• Chi phí cố định: Không đổi, ổn định, phải trả hàng tháng
• Chi phí biến đổi: Thay đổi theo khối lượng, linh hoạt, tăng giảm theo sản lượng

Phân biệt này đóng vai trò quan trọng trong quyết định đầu tư mới, mở rộng công suất hoặc thâm nhập thị trường mới. Các doanh nghiệp có chi phí cố định cao (như các công ty tư vấn hoặc doanh nghiệp cá nhân) có thể cần sản xuất nhiều hơn để bù đắp chi phí đó. Trong khi đó, các doanh nghiệp có chi phí biến đổi cao (như các công ty tìm kiếm hoặc kinh doanh dịch vụ) có thể mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hoạt động nhanh chóng theo nhu cầu.

Phân tích tổng chi phí để đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn

Khi doanh nghiệp muốn đánh giá tiềm năng tài chính, cách tốt nhất là kết hợp chi phí cố định và chi phí biến đổi lại với nhau. Đây gọi là Chi phí tổng hợp và là công cụ hiệu quả trong ra quyết định.

Chi phí tổng hợp = Chi phí cố định + (Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị × Sản lượng)

Cách tính này giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi quan trọng như:

• Giá bán mỗi đơn vị nên là bao nhiêu để bao phủ chi phí và tạo lợi nhuận
• Cần sản xuất bao nhiêu để đạt điểm hòa vốn (Break-even point)
• Nếu giảm giá, cần sản xuất thêm bao nhiêu để vẫn có lợi nhuận
• Chi phí trên mỗi đơn vị sẽ thay đổi như thế nào khi tăng sản lượng

Ứng dụng trong thực tế

Các doanh nghiệp biết cách quản lý cả hai loại chi phí thường có lợi thế cạnh tranh. Ví dụ:

• Công ty có thể quyết định đầu tư vào máy móc tự động (tăng chi phí cố định) để giảm chi phí lao động (giảm chi phí biến đổi) trong dài hạn
• Có thể điều chỉnh chiến lược giá một cách thông minh, không chỉ để cạnh tranh mà còn duy trì lợi nhuận tốt
• Lập kế hoạch tuyển dụng mới hoặc cắt giảm một số hoạt động một cách rủi ro thấp

Tóm tắt về chi phí cố định và chi phí biến đổi

Hiểu rõ sự khác biệt giữa Chi phí cố định và Chi phí biến đổi là nền tảng của quản lý tài chính tốt. Chi phí cố định là các khoản phải trả trong mọi tình huống, như tiền thuê và lương. Trong khi đó, chi phí biến đổi thay đổi theo tần suất hoạt động, như nguyên vật liệu và tiền công. Cả hai cách này giúp doanh nghiệp:

• Đặt giá bán phù hợp và hợp lý
• Lập kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu
• Xác định điểm hòa vốn và mục tiêu doanh số
• Đánh giá khả năng cạnh tranh
• Xây dựng chiến lược phát triển bền vững

Các doanh nghiệp có kiến thức sâu sắc về chi phí của mình sẽ dễ dàng đưa doanh nghiệp đến thành công và bền vững lâu dài