Hướng dẫn hoàn chỉnh cách điền séc đúng cách: Tất cả những gì bạn cần biết

Trong thế giới ngân hàng kỹ thuật số ngày nay, séc có thể trông có vẻ lỗi thời, nhưng chúng vẫn là phương thức thanh toán hợp pháp và đôi khi cần thiết. Dù bạn đang thanh toán hóa đơn, nhận thu nhập hay xử lý các giao dịch kinh doanh, việc hiểu cách viết số trên séc đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ và an toàn.

Nền tảng: Ba Đặc Điểm Nhận Diện Séc Cần Thiết

Trước khi cố gắng điền bất kỳ séc nào, bạn phải làm quen với ba mã số quan trọng xuất hiện trên mọi chiếc séc:

Routing Number - Mã số gồm chín chữ số này thuộc về ngân hàng của bạn và được sử dụng để hướng dẫn dòng tiền trong các giao dịch. Bạn sẽ cần mã này cho các chuyển khoản trực tuyến và các hoạt động tài chính.

Account Number - Mã số duy nhất này đại diện cho tài khoản séc của bạn và phân biệt nó với các tài khoản khác bạn có thể sở hữu.

Check Number - Mỗi chiếc séc riêng lẻ đều có số thứ tự riêng, hiển thị ở góc trên bên phải và bên cạnh số tài khoản của bạn.

Thực Hiện Quá Trình Viết Séc

Việc hoàn thành một chiếc séc thành công đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết và theo một trình tự cụ thể. Dưới đây là những gì bạn cần làm:

Ngày tháng - Đặt ngày hôm nay vào góc trên bên phải. Dấu thời gian này thông báo cho người nhận biết khi nào khoản thanh toán được phát hành và là mốc tham chiếu cho hồ sơ của bạn.

Thông tin người nhận - Trên dòng “Pay to the Order of”, viết chính xác tên người, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận thanh toán. Xác minh chính xác chính tả trước để tránh trì hoãn xử lý.

Số tiền bằng số - Nhập số đô la vào ô quy định ở phía bên phải của séc. Đặt số này càng xa bên trái trong ô càng tốt để ngăn chặn kẻ gian chèn thêm chữ số và làm tăng số tiền.

Số tiền bằng chữ - Dưới dòng tên người nhận, viết rõ số tiền bằng chữ. Ví dụ, với khoản thanh toán 243,26 đô la, viết “Two hundred forty-three dollars and 26/100.” Phiên bản bằng chữ này có ưu thế pháp lý nếu hai số tiền này mâu thuẫn.

Dòng ghi chú - Sử dụng phần tùy chọn này để ghi chú chi tiết thanh toán. Đối với các khoản thanh toán tiện ích hoặc nộp thuế, ghi số tài khoản hoặc mã định danh ở đây sẽ rất hữu ích để theo dõi.

Chữ ký ủy quyền - Ký tên vào góc dưới bên phải của séc. Nếu không có chữ ký của bạn, séc sẽ không có giá trị hợp pháp—đây là sự đồng ý chính thức của bạn để chuyển khoản số tiền đã chỉ định cho người nhận.

Ví Dụ Thực Tế: Thanh Toán Hóa Đơn Điện Nước

Giả sử bạn cần gửi thanh toán cho nhà cung cấp điện của mình. Bảng sao kê của bạn cho biết số tiền đến hạn là 113,97 đô la cho ABC Electric. Séc của bạn sẽ ghi:

• Ngày: 01 tháng 7 năm 2024
• Người nhận: ABC Electric
• Số tiền bằng số: $113.97
• Số tiền bằng chữ: One hundred thirteen dollars and 97/100
• Ghi chú: Account #12345 (hoặc mã định danh nào đó mà công ty yêu cầu)
• Chữ ký: Chữ ký của bạn

Gửi séc đã điền này đến địa chỉ được ghi trên hóa đơn của bạn.

Các Thực Hành Cần Thiết Để Quản Lý Séc Hiệu Quả

Ghi chép giao dịch - Giữ hồ sơ về mọi chiếc séc bạn viết, dù qua sổ đăng ký truyền thống, bảng tính hay ứng dụng ngân hàng. Ghi rõ số séc, ngày tháng, tên người nhận, mô tả giao dịch và số tiền. Điều này tạo ra một dấu vết kiểm toán cho tài chính của bạn.

Đối chiếu và xác minh số dư - So sánh hồ sơ séc của bạn với bảng sao kê ngân hàng hàng tháng. Quá trình đối chiếu này đảm bảo tất cả các giao dịch đều được ghi nhận và giúp bạn rõ ràng về tình hình tài chính.

Biện pháp phòng chống gian lận - Bảo vệ bản thân bằng cách viết séc bằng mực vĩnh viễn để tránh bị xóa. Không ký các séc trống hoặc làm cho chúng có thể trả tiền cho “tiền mặt.” Tránh để trống các khoảng trống có thể chèn thêm số. Không ký hậu séc trước khi điền tên người nhận và số tiền. Những biện pháp này giảm thiểu đáng kể rủi ro gian lận séc.

Nhận và Gửi Tiền Qua Séc

Khi bạn nhận được séc từ bên khác, việc ký hậu là bắt buộc trước khi có thể truy cập vào số tiền.

Quy trình ký hậu - Ở mặt sau của séc, bạn sẽ thấy một khu vực dành riêng cho chữ ký của mình. Ký tên chính xác như tên trên dòng tên người nhận ở mặt trước. Nếu tên của bạn bị sai chính tả trên mặt trước, ký trước với chính tả sai, sau đó ký lại với chính xác.

Các phương pháp ký hậu có sẵn:

Ký hậu trống - Chỉ cần ký tên ở mặt sau. Nhanh nhất nhưng ít an toàn nhất, vì bất kỳ ai cũng có thể rút tiền từ séc trống chưa ký.

Ký hậu an toàn - Ghi “For Deposit Only to Account Number [số của bạn]” kèm chữ ký của bạn. Điều này hạn chế sử dụng chỉ cho tài khoản của bạn.

Chuyển nhượng bên thứ ba - Ghi “Pay to the Order of [tên người nhận]” và ký tên. Không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận phương pháp này, nên xác minh trước.

Chỉ định gửi qua di động - Một số tổ chức yêu cầu ghi chú như “For Mobile Deposit To [Tên Ngân Hàng]” để gửi qua ứng dụng.

Các phương thức gửi tiền

Gửi tại chi nhánh ngân hàng - Mang séc đã ký hậu và giấy tờ tùy thân hợp lệ đến chi nhánh ngân hàng, trình bày với nhân viên, và yêu cầu gửi tiền hoặc rút tiền mặt.

Rút tiền qua máy ATM - Hầu hết các máy ATM chấp nhận gửi séc. Ký hậu trước, sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình. Một số máy yêu cầu sử dụng phong bì.

Ứng dụng ngân hàng di động - Chụp ảnh cả hai mặt của séc đã ký hậu, nhập số tiền, và gửi qua ứng dụng của ngân hàng. Giữ lại séc vật lý cho đến khi số tiền xuất hiện trong tài khoản của bạn.

Cách đặt hàng séc mới

Khi nguồn cung của bạn cạn kiệt, đặt hàng séc thay thế qua nhiều kênh:

Đặt hàng trực tuyến - Truy cập trang web hoặc ứng dụng của ngân hàng, tìm phần dịch vụ tài khoản, và làm theo hướng dẫn đặt hàng. Bạn sẽ cần số tài khoản, mã routing, và số séc bắt đầu mong muốn.

Dịch vụ ngân hàng trực tiếp - Đến chi nhánh ngân hàng hoặc gọi dịch vụ khách hàng để sắp xếp đặt hàng séc.

Nhà cung cấp bên thứ ba - Các công ty in séc độc lập cung cấp dịch vụ đặt hàng, đôi khi với giá cạnh tranh. Bạn cung cấp thông tin ngân hàng để đảm bảo séc có mã routing và số tài khoản chính xác.

Chi phí séc thay đổi tùy theo thiết kế và nhà cung cấp. Nhiều ngân hàng cung cấp séc miễn phí khi mở tài khoản, nhưng thay thế thường có phí.

Các câu hỏi thường gặp

Séc có ghi ngày sau - Thường hợp pháp (xác minh quy định của bang bạn), các séc này có ngày trong tương lai. Sử dụng khi gửi thanh toán trước hoặc chờ đủ số dư.

Thanh toán IRS - Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số An sinh xã hội, năm thuế, và số mẫu/thông báo. Làm séc payable cho “U.S. Treasury” (không phải IRS) và gửi đến địa chỉ ghi trên tài liệu thuế.

Gửi tiền qua ATM - Nhiều tổ chức cho phép. Chèn thẻ, nhập mã PIN, làm theo hướng dẫn. Xác nhận ngân hàng của bạn có dịch vụ này trước.

Thanh toán tự động - Việc viết séc cho chính mình hoàn toàn hợp pháp—một phương pháp thay thế để rút tiền mặt hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản.

Việc thành thạo các nguyên tắc cơ bản của séc—biết cách viết số chính xác, kỹ thuật ký hậu đúng cách, và quy trình gửi tiền an toàn—giúp bạn nâng cao năng lực ngân hàng và bảo vệ lợi ích tài chính trong một nền kinh tế ngày càng không dùng tiền mặt.