Mình vừa áp dụng GTD là gì và sao nó lại thay đổi cách mình làm việc hoàn toàn. Getting Things Done không chỉ là phương pháp quản lý công việc thông thường, nó là một hệ thống giúp bạn đẩy mọi thứ ra khỏi đầu và tổ chức chúng một cách khoa học.

Thực ra, lý do mình tìm hiểu gtd là gì vì mình quá bị quá tải. Hàng trăm task mỗi ngày, luôn lo lắng quên việc gì đó, stress liên tục. Cho đến khi mình biết được nguyên lý cốt lõi của GTD: cố gắng ghi nhớ quá nhiều sẽ làm giảm khả năng tập trung và sáng tạo. Đó là khi mình bắt đầu hiểu tại sao cần một hệ thống đáng tin cậy.

Quy trình của GTD khá đơn giản nhưng rất hiệu quả. Đầu tiên là thu thập - ghi lại mọi thứ vào một nơi duy nhất, không giữ gì trong đầu. Mình dùng Notion để làm inbox của mình. Tiếp theo là làm rõ - xác định xem việc đó có cần hành động không, và hành động tiếp theo là gì. Có một quy tắc 2 phút rất hay: nếu xong trong dưới 2 phút thì làm ngay luôn.

Phần sắp xếp cũng quan trọng lắm. Mình chia công việc thành các nhóm: việc cần làm ngay, việc chờ xử lý, dự án, lịch hẹn. Cách này giúp mình luôn biết chính xác cần làm gì vào từng thời điểm. Khi thực hiện, mình chọn task dựa vào ưu tiên, thời gian hiện có và năng lượng. Và quan trọng nhất là rà soát hàng tuần - dành 30-45 phút để kiểm tra lại hệ thống, cập nhật tiến độ.

Mình nhận thấy sau khi áp dụng gtd là gì và cách hoạt động của nó, năng suất tăng khoảng 35% chỉ trong vài tuần. Không chỉ vậy, stress giảm hẳn vì mình không phải lo lắng quên việc nữa. Tập trung cũng tốt hơn rất nhiều.

Có một số lưu ý khi bắt đầu. Đừng cố gắng thu thập không đầy đủ, hãy ghi lại hết mọi thứ. Cũng đừng bỏ qua bước làm rõ hành động tiếp theo - đây là chìa khóa. Và nhớ rà soát hàng tuần, không bỏ qua bước này. Một lỗi khác là quá phức tạp hóa hệ thống - GTD nên đơn giản và linh hoạt.

Công cụ không quan trọng lắm. Mình thử qua Todoist, TickTick, Trello, Evernote rồi. Cái nào cũng được miễn là bạn sử dụng nó đều đặn. Điều quan trọng là thói quen, không phải công cụ.

Thực tế là Getting Things Done là triết lý sống hơn là chỉ phương pháp quản lý thời gian. Nó giúp bạn làm chủ năng lượng và tâm trí. Chỉ cần áp dụng đúng 5 bước, rà soát đều đặn, bạn sẽ thấy hiệu quả rõ rệt chỉ sau 2-4 tuần. Mình đã thử, nó thực sự hoạt động.