Vượt qua Quý đầu tiên: Chiến lược để tạo ảnh hưởng bền vững về tuân thủ

Jamie Hoyle là Phó Chủ tịch, Sản phẩm tại MirrorWeb.

Khám phá các tin tức và sự kiện fintech hàng đầu!

Đăng ký nhận bản tin FinTech Weekly

Được đọc bởi các lãnh đạo tại JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna và nhiều hơn nữa

Trong 90 ngày đầu làm Giám đốc Tuân thủ, bạn đã vượt qua. Các đánh giá ban đầu đã hoàn tất, hệ thống hoạt động, và bạn đã vượt qua những khó khăn ban đầu khiến nhiều CCO mới bị bất ngờ. Giờ đây là thử thách thực sự: phát triển chức năng tuân thủ từ một nghĩa vụ cần thiết thành nguồn lực nâng cao hiệu quả vận hành và rõ ràng chiến lược.

Lãnh đạo tuân thủ bền vững đòi hỏi phải vượt ra khỏi tư duy phản ứng của những tháng đầu. Thành công không đo bằng số ô đã điền hay các đám cháy đã dập tắt - mà là xây dựng một văn hóa nơi tuân thủ giúp thúc đẩy hiệu suất kinh doanh thay vì hạn chế nó.

Xây dựng Văn hóa Tin cậy, Không Phản ứng Cưỡng chế

Các CCO thành công nhất hiểu rằng ảnh hưởng lâu dài bắt đầu từ việc thay đổi câu chuyện về chính tuân thủ. Như một lãnh đạo tuân thủ có kinh nghiệm, Derek, nói: “Mọi người đều cười nhạo việc tuân thủ, nhưng điều quan trọng là tất cả thành viên trong nhóm hiểu rằng chúng tôi ở đây vì một lý do… nó luôn quay trở lại một điều - chăm sóc khách hàng của chúng tôi.”

Quan điểm này đặc biệt quan trọng trong tuân thủ truyền thông, nơi các cố vấn thường xem việc giám sát là xâm phạm thay vì bảo vệ. Các công ty xuất sắc không phải là những nơi có chính sách giao tiếp hạn chế nhất – mà là những nơi cho phép cố vấn giao tiếp hiệu quả qua các kênh phù hợp trong khi vẫn duy trì giám sát toàn diện.

Điều này không chỉ về tin nhắn; nó là cách định hình lại cách hoạt động của tuân thủ trong tổ chức của bạn. Thay vì là “phòng ban của không”, chức năng tuân thủ hiệu quả trở thành những người hỗ trợ chiến lược bảo vệ cả khách hàng lẫn uy tín của công ty.

Chuyển đổi này đòi hỏi các cuộc trò chuyện nhất quán hàng ngày để củng cố quan điểm lấy khách hàng làm trung tâm này. “Khi bạn có thể truyền đạt điều đó và trò chuyện với từng cá nhân hơn là chỉ kiểm soát họ, điều đó thường rất hữu ích,” Derek nhận xét. Thay vì tương tác dựa trên cưỡng chế, các CCO thành công xây dựng mối quan hệ qua giải thích và hợp tác.

Khi các công ty mở rộng và tuyển dụng các cố vấn mới cùng nhân viên mong đợi sử dụng Teams, nhắn tin di động và các nền tảng cộng tác, tư duy hỗ trợ này càng trở nên quan trọng hơn. Các lãnh đạo tuân thủ đạt được ảnh hưởng lâu dài là những người cân bằng giữa khả năng tiếp cận và khả năng kiểm tra – chứng minh cho cả cố vấn lẫn cơ quan quản lý rằng giám sát truyền thông toàn diện hỗ trợ chứ không cản trở các mối quan hệ kinh doanh.

Tích hợp Kiểm tra Vào Hoạt động Hàng ngày

Chính sách lưu trữ truyền thông không đủ. Thành công lâu dài trong tuân thủ phụ thuộc vào việc tích hợp kiểm tra định kỳ vào hoạt động hàng ngày, biến nó từ một bài tập hàng năm thành một quá trình liên tục.

“Ảnh hưởng lâu dài quay trở lại việc kiểm tra,” Elton, Giám đốc Tuân thủ của một công ty nhỏ chuyển đổi sang quy định liên bang, giải thích. “Đảm bảo rằng chúng ta có thể chứng minh cho cơ quan quản lý, nếu họ ghé thăm, rằng không chỉ có chính sách mà chúng ta còn thực hiện đúng các bước để đảm bảo tuân thủ.”

Trong tuân thủ truyền thông, điều này có nghĩa là hơn cả việc xem xét các cuộc trò chuyện mẫu hàng quý. Nó bao gồm:

*   **Xác thực kênh liên tục**: Tự động phát hiện khi các kênh truyền thông mới xuất hiện trong tổ chức của bạn
*   **Giám sát khoảng trống bao phủ**: Xác định người dùng hoặc thiết bị không cung cấp dữ liệu cho hệ thống giám sát của bạn
*   **Nhận diện mẫu**: Sử dụng AI để phát hiện hành vi truyền thông bất thường trước khi trở thành vi phạm
*   **Hoàn thiện hồ sơ kiểm tra**: Chứng minh bạn có thể tái tạo toàn bộ chuỗi cuộc trò chuyện qua nhiều nền tảng

Trong các nhóm nhỏ, nơi các lãnh đạo tuân thủ thường phải đảm nhận nhiều vai trò, xây dựng hệ thống hoạt động tự động trở nên cực kỳ quan trọng. Cân nhắc triển khai giám sát liên tục thay vì đánh giá định kỳ. Tạo ra các hồ sơ kiểm tra thể hiện sự giám sát liên tục. Quan trọng nhất, sử dụng kết quả kiểm tra để điều chỉnh chính sách và quy trình của bạn – các chương trình tuân thủ hiệu quả phát triển dựa trên bằng chứng thực tế, chứ không dựa trên giả định lý thuyết.

Mục tiêu không chỉ là đáp ứng yêu cầu pháp lý; mà là tạo ra hệ thống ngăn chặn vấn đề bằng cách phát hiện rủi ro truyền thông trong thời gian thực và chứng minh rằng sự giám sát của bạn thực sự toàn diện, không chỉ mang tính hình thức.

Làm Rõ Văn Hóa Tuân Thủ - Trong và Ngoài

Các cơ quan quản lý có thể phân biệt giữa tuân thủ mang tính hình thức và cam kết thực sự về văn hóa. Điều họ tìm kiếm là bằng chứng cho thấy các yếu tố tuân thủ đã được tích hợp vào các quyết định kinh doanh ở mọi cấp trong tổ chức của bạn.

“Chứng minh cho cơ quan quản lý hoặc cơ quan pháp lý rằng bạn có một văn hóa tuân thủ mạnh luôn mang lại lợi ích,” Cleo, Phó Giám đốc Tuân thủ tại một công ty cổ phần tư nhân lớn, nhận xét. “Điều đó có thể được thể hiện qua nhiều cách.”

Riêng về tuân thủ truyền thông, điều này có nghĩa là có thể chứng minh:

*   **Phủ sóng kênh đầy đủ**: Không chỉ theo dõi email, mà còn bao gồm Teams, tin nhắn văn bản, WhatsApp, nền tảng cộng tác – mọi kênh mà công ty bạn sử dụng
*   **Xác minh liên hệ đáng tin cậy**: Đối với các công ty sử dụng liên lạc ngoài kênh chính đáng để phục vụ khách hàng, chứng minh bạn có các kiểm soát về ai có thể liên lạc qua các kênh nào
*   **Ghi nhận phân phối cảnh báo**: Hiển thị cách mỗi liên hệ bị đánh dấu đã được xem xét, điều tra và giải quyết
*   **Xác thực công nghệ**: Chứng minh các công cụ giám sát AI của bạn hoạt động đúng như dự định và bạn hiểu lý do tại sao tin nhắn bị đánh dấu

Một văn hóa tuân thủ vững mạnh có nghĩa là có thể “cùng nhau xây dựng các chính sách tuân thủ phù hợp với các rủi ro vốn có trong kinh doanh,” thay vì áp dụng các phương pháp chung chung, phù hợp với tất cả mà bỏ qua thực tế hoạt động cụ thể của công ty bạn.

Khả năng hiển thị này hoạt động theo cả hai chiều. Trong nội bộ, nó củng cố tầm quan trọng của các yếu tố tuân thủ trong hoạt động hàng ngày. Ngoài ra, nó còn thể hiện với các cơ quan quản lý và các bên liên quan khác rằng cam kết của bạn với tuân thủ vượt xa các yêu cầu tối thiểu.