Chi phí biến đổi là yếu tố làm thay đổi lợi nhuận của bạn: Hướng dẫn quản lý chi phí cần thiết

Hãy tưởng tượng tình huống này: một doanh nghiệp nhỏ mới mở cửa hàng bánh kẹo, tháng đầu bán được 100 hộp, lợi nhuận đủ để duy trì. Nhưng khi đến mùa lễ hội, doanh số tăng lên 500 hộp, chi phí nguyên vật liệu cũng tăng đáng kể nhưng lợi nhuận không tăng theo tỷ lệ. Đây chính là vấn đề do không hiểu rõ về chi phí biến đổi. Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi theo khối lượng sản phẩm, và doanh nghiệp cần quản lý một cách thông minh để duy trì lợi nhuận.

Trong hoạt động kinh doanh, chi phí được chia thành hai loại chính: chi phí cố định và chi phí biến đổi. Hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng là chìa khóa để lập kế hoạch tài chính, định giá sản phẩm và ra quyết định đầu tư. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về các loại chi phí này là gì, đặc điểm ra sao và cách quản lý hiệu quả nhất.

Chi phí cố định so với chi phí biến đổi: sự khác biệt cơ bản mà doanh nghiệp cần biết

Khi nói về chi phí doanh nghiệp, thường được phân thành hai nhóm dựa trên đặc điểm biến đổi:

Chi phí cố định là những khoản chi không thay đổi dù doanh nghiệp bán được nhiều hay ít hàng. Dù hôm nay bán 10 hay 1000 sản phẩm, chi phí này vẫn giữ nguyên. Doanh nghiệp phải trả đủ dù có khách hay không.

Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi theo khối lượng sản xuất hoặc bán hàng. Khi bạn sản xuất nhiều hơn, chi phí này tăng theo; khi sản xuất ít đi, chi phí giảm theo.

Sự khác biệt này ảnh hưởng lớn đến quyết định quản lý vì chi phí cố định gây áp lực ngay cả khi doanh số thấp, còn chi phí biến đổi mang lại sự linh hoạt trong kiểm soát chi tiêu theo hoạt động.

Chi phí biến đổi là gì? Ví dụ thực tế từ doanh nghiệp

Để dễ hình dung, hãy xem ví dụ từ ngành thực phẩm online: một quán bán cơm tấm sườn, khi nhận đơn hàng ngày thường, khách đặt hàng tăng gấp 5 lần, người chủ phải mua thêm thịt heo, gạo, gia vị, thuê thêm nhân viên tạm thời, chi phí vận chuyển, bao bì… Tất cả những khoản này đều gọi là chi phí biến đổi, vì chúng tăng hoặc giảm theo nhu cầu sản xuất.

Các khoản chi phí biến đổi phổ biến

Chi phí biến đổi là những khoản phát sinh khi có hoạt động sản xuất hoặc bán hàng, và biến mất hoặc giảm khi không có hoạt động. Ví dụ rõ ràng gồm:

• Nguyên vật liệu và phụ kiện: đường, bột, thịt, linh kiện điện tử cần mua thêm khi có đơn hàng.

• Tiền lương trực tiếp: tiền công cho nhân viên làm theo số lượng sản phẩm, như nhân viên thời vụ hoặc lương theo sản phẩm.

• Chi phí đóng gói và vận chuyển: hộp đựng, giấy gói, băng keo, phí vận chuyển theo số lượng đơn hàng.

• Chi phí năng lượng bổ sung: điện, nước tăng khi máy móc hoạt động nhiều hơn.

• Hoa hồng bán hàng: phần trăm hoa hồng trả cho nhân viên bán hàng dựa trên số lượng bán được.

• Phí xử lý thanh toán: phí từ các giao dịch thanh toán điện tử.

Chi phí cố định mà doanh nghiệp phải trả bất kể điều gì xảy ra

Khác với chi phí biến đổi, chi phí cố định là các khoản chi cố định phải trả dù thị trường tốt hay xấu, dù có bán hàng hay không.

Ví dụ về chi phí cố định phổ biến

• Thuê mặt bằng: tiền thuê cửa hàng, văn phòng, kho hàng theo hợp đồng hàng tháng hoặc hàng năm.

• Lương nhân viên cố định: lương quản lý, nhân viên chính thức, nhân viên hành chính, không phụ thuộc vào doanh số.

• Khấu hao thiết bị: phân bổ chi phí của máy móc, tủ lạnh, máy tính theo từng kỳ.

• Chi phí bảo hiểm: bảo hiểm nhà xưởng, hàng hóa, trách nhiệm dân sự.

• Lãi vay ngân hàng: lãi suất cố định của khoản vay.

• Chi phí giấy phép, đăng ký kinh doanh: các khoản phí cố định theo quy định pháp luật.

Cách quản lý chi phí biến đổi để tăng tỷ suất lợi nhuận

Chi phí biến đổi là loại chi phí bạn có thể kiểm soát nhiều nhất. Bằng cách quản lý tốt, liên kết chặt chẽ với năng suất, bạn có thể tăng lợi nhuận đáng kể.

Các chiến lược kiểm soát chi phí biến đổi

1. Đàm phán giá với nhà cung cấp
Nguyên vật liệu thường chiếm phần lớn chi phí biến đổi. Thương lượng giá, mua số lượng lớn hoặc ký hợp đồng dài hạn có thể giúp giảm giá 10-20%, tăng lợi nhuận rõ rệt.

2. Cải tiến quy trình sản xuất
Sử dụng máy móc mới, tối ưu hóa quy trình giúp giảm hao hụt, rút ngắn thời gian sản xuất, giảm chi phí trên mỗi đơn vị.

3. Giảm chi phí vận chuyển
Gộp đơn hàng, chọn đối tác vận chuyển có giá tốt hơn để tiết kiệm chi phí.

4. Lập kế hoạch dự trù chính xác
Dự đoán chính xác doanh số giúp tránh mua thừa nguyên liệu hoặc tồn kho quá nhiều, giảm lãng phí.

5. Đầu tư hợp lý khi doanh số cao
Khi doanh số đủ lớn, đầu tư vào máy móc lớn hơn để giảm chi phí trên mỗi đơn vị, nâng cao lợi nhuận dài hạn.

Phân tích tổng chi phí để ra quyết định thông minh

Hiểu rõ chi phí cố định và biến đổi giúp doanh nghiệp xác định điểm hòa vốn, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp.

Cách tính điểm hòa vốn

Điểm hòa vốn (Break-Even Point) là số lượng sản phẩm cần bán để tổng doanh thu bằng tổng chi phí, không lỗ không lãi. Công thức:

Điểm hòa vốn = Chi phí cố định ÷ (Giá bán mỗi đơn vị - Chi phí biến đổi mỗi đơn vị)

Ví dụ:

• Chi phí cố định = 10,000 บาท/tháng
• Giá bán mỗi sản phẩm = 100 บาท
• Chi phí biến đổi mỗi sản phẩm = 40 บาท

=> Điểm hòa vốn = 10,000 ÷ (100 - 40) = 10,000 ÷ 60 ≈ 167 sản phẩm

Có nghĩa là phải bán ít nhất 167 sản phẩm để không lỗ.

Ảnh hưởng của thay đổi chi phí

Nếu giảm chi phí biến đổi từ 40 xuống còn 35 đồng mỗi sản phẩm, điểm hòa vốn sẽ giảm còn:

10,000 ÷ (100 - 35) = 10,000 ÷ 65 ≈ 154 sản phẩm

Chỉ cần giảm 5 đồng chi phí mỗi sản phẩm, doanh nghiệp đã có thể hòa vốn sớm hơn 13 sản phẩm, giúp tăng lợi nhuận nhanh hơn.

Chi phí biến đổi là chìa khóa cho quản lý bền vững

Tổng kết, hiểu rõ về chi phí biến đổi giúp doanh nghiệp:

• Định giá đúng sản phẩm, đảm bảo bao phủ chi phí
• Lập kế hoạch sản xuất phù hợp với thị trường
• Nhận diện các khoản tiết kiệm trong chi phí biến đổi
• Ra quyết định đầu tư dựa trên dữ liệu rõ ràng
• Duy trì ổn định tài chính ngay cả khi doanh số không ổn định

Chi phí biến đổi giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh, kiểm soát tốt hơn. Nếu nắm vững và kiểm soát tốt, bạn sẽ có lợi thế cạnh tranh và hướng tới thành công lâu dài.