Setelah mendapatkan lisensi SFC Hong Kong, ujian sebenarnya baru dimulai: Panduan lengkap menghindari jebakan pemeliharaan tahunan

很多 orang mengira mendapatkan lisensi SFC nomor 1, 4, 9 sudah selesai semuanya. sebenarnya tidak—ini hanya titik awal. Lisensi “tanpa batas waktu” terlihat berlaku selamanya, tetapi di baliknya tersembunyi tekanan kepatuhan yang terus-menerus. Sedikit kelalaian, seperti menunda pembayaran pajak satu bulan, bisa berkembang menjadi risiko pengawasan.

Tiga jebakan paling umum

Jebakan satu: Mengartikan “tanpa batas waktu” sebagai “selamanya”

Tanpa batas waktu ≠ pekerjaan selesai selamanya. Pengawasan SFC terhadap lembaga berlisensi bersifat dinamis, setiap tahun mereka menguji: apakah Anda masih layak memegang lisensi?

Standar penilaian hanya tiga—tidak boleh kurang:

• Personel yang bertanggung jawab dan reputasi perusahaan harus tetap baik
• Modal bersih di buku harus selalu memenuhi standar
• Semua regulasi harus dipenuhi tepat waktu

Jika salah satu dari ini tergelincir, lisensi langsung berisiko ditangguhkan bahkan dicabut.

Jebakan dua: Perangkap waktu pembayaran tahunan

Setelah hari ulang tahun penerbitan lisensi, wajib membayar biaya tahunan dalam waktu satu bulan. Keterlambatan sangat berbahaya:

• Telat kurang dari 1 bulan: denda 10%
• Telat 1-2 bulan: denda 30%
• Telat 2-3 bulan: denda 50%
• Telat 3-4 bulan: penangguhan sementara
• Lebih dari 4 bulan: pencabutan langsung

Bagi banyak lembaga, keterlambatan beberapa minggu saja sudah bisa menimbulkan biaya tambahan 30-50%. Lebih menyakitkan lagi, ada perusahaan yang karena menunda pajak satu bulan, proses pembayaran terganggu, akhirnya tenggat waktu pembayaran tahunan pun terlewat, dan mereka malah terjebak dalam situasi yang lebih sulit. Detail ini sering diabaikan banyak orang.

Jebakan tiga: Keterlambatan pengajuan laporan tahunan tiga bulan sudah tidak bisa diselamatkan

Perusahaan berlisensi harus mengajukan laporan tahunan melalui sistem WINGS dalam waktu satu bulan setelah hari ulang tahun penerbitan lisensi. Ini bukan pilihan, tapi syarat wajib perpanjangan lisensi. Lewat tiga bulan akan menyebabkan lisensi ditangguhkan, lewat empat bulan langsung dicabut.

Jangan cuma fokus ke CSRC, kepatuhan di level perusahaan juga harus dijaga

Sebelum memenuhi berbagai persyaratan SFC, pengajuan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Hong Kong dan Kantor Pajak juga tidak boleh lengah:

Di Kantor Pendaftaran Perusahaan:

• Laporan tahunan harus diserahkan dalam 42 hari setelah hari ulang tahun pendirian
• Perubahan direktur, sekretaris perusahaan, alamat harus dilaporkan dalam 15 hari
• Keterlambatan akan dikenai biaya tambahan, berulang kali terlambat dianggap sebagai manajemen perusahaan yang kacau

Di Kantor Pajak:

• Pengajuan laporan pajak penghasilan tepat waktu
• Jika ada karyawan, laporan pajak pemberi kerja juga harus diserahkan
• Laporan keuangan harus diaudit oleh akuntan terdaftar

Jika dasar-dasar ini tidak dilakukan dengan baik, reputasi di mata SFC akan terganggu serius.

Checklist pemeriksaan SFC: Jangan sampai ada yang terlewat

Empat hal wajib tahunan:

1. Bayar biaya tahunan tepat waktu: Dalam satu bulan setelah hari ulang tahun lisensi, jangan terlambat.

2. Ajukan laporan tahunan: Melalui sistem WINGS, juga dalam satu bulan. Lewat batas akan berujung pada penghentian→pencabutan.

3. Selesaikan pelatihan berkelanjutan: Setiap perwakilan berlisensi harus mengikuti 10 jam pelatihan tahunan, 5 jam di antaranya harus terkait bisnis. Personel yang bertanggung jawab juga harus mengikuti 2 jam pelatihan pengawasan. Dalam 12 bulan setelah lisensi pertama, harus menyelesaikan 2 jam pelatihan “etika profesional” yang mencakup integritas, prioritas kepentingan klien, dan inti lainnya. Setelah itu, setiap tahun kalender harus mengikuti 2 jam pelatihan etika atau kepatuhan. Catatan pelatihan harus disimpan minimal tiga tahun.

4. Ajukan laporan sumber daya keuangan: Sesuai jenis bisnis, dilaporkan bulanan atau semi tahunan. Ini adalah bukti langsung bahwa perusahaan memenuhi persyaratan modal minimum. Perusahaan yang bergerak di bidang 1, 4, 9 harus memperhatikan batas modal masing-masing.

5. Audit tahunan: Dalam empat bulan setelah akhir tahun keuangan, serahkan laporan keuangan yang diaudit. Perlu diingat, standar audit SFC lebih ketat dari pajak, fokus pada kestabilan keuangan dan keamanan dana klien.

Lima hal yang harus dipertahankan secara rutin:

• Pajang lisensi yang berlaku di tempat yang mudah terlihat di lokasi operasional
• Minimal dua personel bertanggung jawab (salah satunya harus direktur eksekutif) langsung mengawasi bisnis, minimal satu orang selalu siaga
• Perubahan besar seperti nama perusahaan, alamat, direktur, struktur kepemilikan harus dilaporkan ke SFC dalam 7 hari kerja (melalui WINGS)
• Jika melakukan bisnis aset virtual, buku panduan anti pencucian uang harus diperbarui tahunan, termasuk daftar yurisdiksi berisiko tinggi, proses due diligence klien, standar transaksi mencurigakan
• Pelanggan aset virtual berisiko tinggi (transaksi besar, yurisdiksi berisiko tinggi, struktur kompleks) harus diperiksa ulang setiap tahun, verifikasi ulang identitas dan sumber dana

Tiga pengingat khusus untuk bisnis aset virtual

Pertama: Sistem anti pencucian uang harus hidup, bukan mati

Bukan sekali dibuat lalu selesai, harus terus diperbarui sesuai perubahan regulasi. Daftar yurisdiksi berisiko tinggi akan berubah, tingkat risiko pelanggan juga berubah, buku panduan anti pencucian uang harus mengikuti perkembangan.

Kedua: Jangan cuma periksa pelanggan berisiko tinggi saat pembukaan rekening

Due diligence saat pembukaan rekening hanyalah tahap pertama, pelanggan berisiko tinggi harus diperiksa ulang setiap tahun. Verifikasi ulang identitas, perbarui bukti sumber dana, evaluasi apakah risiko berubah, semua harus didokumentasikan.

Ketiga: Sistem TI jangan jadi lubang hitam kepatuhan

Bisnis aset virtual sangat bergantung pada sistem teknologi, sistem harus mampu memastikan: semua transaksi lengkap dan dapat dilacak, perlindungan keamanan siber memadai, transaksi mencurigakan bisa dipantau. Disarankan melakukan pemeriksaan mandiri minimal setiap kuartal dan simpan catatan pemeriksaannya.

Bagaimana mengubah persyaratan ini menjadi tindakan nyata?

Langkah pertama: buat kalender kepatuhan sendiri

Jangan tunggu pengingat dari SFC, buat daftar semua tugas kepatuhan tahunan—kapan harus menyerahkan dokumen apa, siapa yang bertanggung jawab, isi apa, semua harus jelas. Dari reaktif menjadi proaktif.

Langkah kedua: gunakan alat bantu untuk eksekusi

Gunakan perangkat lunak manajemen kepatuhan, atur pengingat otomatis. Integrasikan platform WINGS dengan sistem internal, kurangi kesalahan manusia.

Langkah ketiga: standarisasi semua proses

Buat template dan daftar periksa untuk setiap tugas berkala, pastikan pelaksanaan seragam dan standar, hindari celah karena pergantian personel.

Langkah keempat: lakukan review secara rutin

Setiap kuartal atau setengah tahun, tinjau pelaksanaan kalender kepatuhan, temukan masalah dan perbaiki celahnya.

Kalimat terakhir

Kualifikasi berlisensi seperti surat kesehatan. Pemeriksaan kesehatan tahunan (biaya tahunan, pengajuan, audit) harus tepat waktu, kebiasaan sehari-hari (pelatihan, pengajuan, pengawasan) harus dipertahankan. Jika karena menunda pajak satu bulan atau detail kecil lain proses kepatuhan terputus, biaya perbaikan akan berlipat ganda. Lebih baik merencanakan dari awal daripada menunggu kena sanksi.