Lebih dari Kuartal Pertama: Strategi untuk Dampak Kepatuhan yang Bertahan

Jamie Hoyle adalah VP, Produk di MirrorWeb.

Temukan berita dan acara fintech teratas!

Berlangganan newsletter FinTech Weekly

Dibaca oleh eksekutif di JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna dan lainnya

90 hari pertama Anda sebagai Chief Compliance Officer telah berlalu. Penilaian awal telah selesai, sistem beroperasi, dan Anda telah melewati jebakan awal yang sering menjerat banyak CCO baru. Sekarang saatnya tantangan sebenarnya: mengembangkan fungsi kepatuhan Anda dari kewajiban yang diperlukan menjadi sumber efisiensi operasional dan kejelasan strategis.

Kepemimpinan kepatuhan yang berkelanjutan membutuhkan langkah lebih dari sekadar pola pikir reaktif di bulan-bulan awal. Keberhasilan tidak diukur dari berapa banyak kotak yang Anda centang atau berapa banyak kebakaran yang berhasil dipadamkan – melainkan dari membangun budaya di mana kepatuhan mendukung kinerja bisnis daripada membatasi.

Bangun Budaya Kepercayaan, Bukan Pengawasan

CCO yang paling sukses memahami bahwa dampak jangka panjang dimulai dengan mengubah narasi seputar kepatuhan itu sendiri. Seperti yang dikatakan oleh seorang pemimpin kepatuhan berpengalaman, Derek: “Semua orang mengejek bahwa kepatuhan hanya formalitas, tetapi penting bagi seluruh tim memahami bahwa kita di sini untuk suatu alasan… selalu kembali ke satu hal – merawat klien kita.”

Perspektif ini sangat penting dalam kepatuhan komunikasi, di mana penasihat sering melihat pemantauan sebagai invasif daripada perlindungan. Perusahaan yang unggul bukanlah yang memiliki kebijakan komunikasi paling ketat – melainkan yang memungkinkan penasihat berkomunikasi secara efisien melalui saluran yang sesuai sambil menjaga pengawasan yang komprehensif.

Ini bukan sekadar tentang pesan; ini tentang merombak secara fundamental bagaimana kepatuhan beroperasi di dalam organisasi Anda. Alih-alih menjadi “departemen tidak,” fungsi kepatuhan yang efektif menjadi pendorong strategis yang melindungi baik klien maupun reputasi perusahaan.

Perpindahan ini membutuhkan percakapan yang konsisten setiap hari yang memperkuat perspektif berorientasi klien ini. “Ketika Anda mampu menyampaikan hal itu dan berbicara dengan individu lebih dari sekadar mengawasi mereka, itu biasanya sangat membantu,” kata Derek. Alih-alih interaksi yang berfokus pada penegakan, CCO yang sukses membangun hubungan melalui penjelasan dan kemitraan.

Seiring pertumbuhan perusahaan dan onboarding penasihat serta staf baru yang mengharapkan penggunaan Teams, pesan seluler, dan platform kolaborasi, pola pikir pemberdayaan ini menjadi semakin penting. Pemimpin kepatuhan yang akan mencapai dampak jangka panjang adalah mereka yang mampu menyeimbangkan aksesibilitas dengan auditabilitas – membuktikan kepada penasihat dan regulator bahwa pengawasan komunikasi yang menyeluruh mendukung, bukan menghambat, hubungan bisnis.

Integrasikan Pengujian ke dalam Kegiatan Sehari-hari

Kebijakan retensi komunikasi saja tidak cukup. Keberhasilan kepatuhan jangka panjang bergantung pada penanaman pengujian rutin ke dalam operasi sehari-hari, mengubahnya dari latihan tahunan menjadi proses berkelanjutan.

“Dampak jangka panjang kembali ke pengujian,” jelas Elton, CCO di sebuah perusahaan kecil yang bertransisi ke regulasi federal. “Memastikan bahwa kita dapat menunjukkan kepada regulator, jika mereka datang ke kantor kita, bahwa kita tidak hanya memiliki kebijakan, tetapi juga benar-benar mengikuti langkah-langkah yang tepat untuk memastikan kebijakan tersebut diikuti.”

Dalam kepatuhan komunikasi, ini berarti lebih dari sekadar meninjau percakapan sampel setiap kuartal. Ini berarti:

• Validasi saluran secara berkelanjutan: Secara otomatis mendeteksi saat saluran komunikasi baru muncul di organisasi Anda
• Pemantauan celah cakupan: Mengidentifikasi pengguna atau perangkat yang tidak mengirim data ke sistem pengawasan Anda
• Pengenalan pola: Menggunakan AI untuk menandai perilaku komunikasi yang tidak biasa sebelum menjadi pelanggaran
• Kelengkapan jejak audit: Membuktikan bahwa Anda dapat merekonstruksi seluruh percakapan di berbagai platform

Dalam tim yang lebih ramping di mana pemimpin kepatuhan sering mengelola berbagai peran, membangun sistem yang bekerja secara otomatis menjadi sangat penting. Pertimbangkan untuk menerapkan pemantauan berkelanjutan daripada review berkala. Buat jejak audit yang menunjukkan pengawasan yang berkelanjutan. Yang paling penting, gunakan hasil pengujian untuk menyempurnakan kebijakan dan prosedur Anda – program kepatuhan yang efektif berkembang berdasarkan bukti nyata, bukan asumsi teoretis.

Tujuannya bukan hanya memenuhi persyaratan regulasi; melainkan menciptakan sistem yang mencegah masalah dengan mendeteksi risiko komunikasi secara real-time dan menunjukkan bahwa pengawasan Anda benar-benar komprehensif, bukan sekadar formalitas.

Tampilkan Budaya Kepatuhan Secara Terbuka - Dari Dalam dan Luar

Regulator dapat membedakan antara kepatuhan yang bersifat performatif dan komitmen budaya yang nyata. Apa yang mereka cari adalah bukti bahwa pertimbangan kepatuhan terintegrasi ke dalam pengambilan keputusan bisnis di setiap level organisasi Anda.

“Menunjukkan kepada regulator atau otoritas pengatur bahwa Anda memiliki budaya kepatuhan yang kuat akan selalu menguntungkan,” kata Cleo, Deputi CCO di sebuah perusahaan ekuitas swasta besar. “Itu bisa ditunjukkan dengan berbagai cara.”

Secara khusus untuk kepatuhan komunikasi, ini berarti mampu menunjukkan:

• Cakupan saluran lengkap: Tidak hanya memantau email, tetapi juga Teams, pesan teks, WhatsApp, platform kolaborasi – setiap saluran yang digunakan perusahaan Anda
• Verifikasi kontak terpercaya: Untuk perusahaan yang menggunakan komunikasi di luar saluran resmi demi layanan klien yang sah, membuktikan bahwa Anda memiliki kontrol terkait siapa yang dapat berkomunikasi melalui saluran tertentu
• Catatan disposisi peringatan: Menunjukkan bagaimana setiap komunikasi yang ditandai telah ditinjau, diselidiki, dan diselesaikan
• Validasi teknologi: Membuktikan bahwa alat pengawasan AI Anda bekerja sesuai yang diharapkan dan Anda memahami mengapa pesan ditandai

Budaya kepatuhan yang kokoh berarti mampu “bekerja sama untuk merancang kebijakan kepatuhan yang dirancang sesuai risiko yang melekat dalam bisnis,” bukan menerapkan pendekatan generik satu ukuran untuk semua yang mengabaikan realitas operasional spesifik perusahaan Anda.

Visibilitas ini bekerja dua arah. Secara internal, memperkuat pentingnya pertimbangan kepatuhan dalam operasi harian. Secara eksternal, menunjukkan kepada regulator dan pemangku kepentingan lain bahwa komitmen Anda terhadap kepatuhan jauh melampaui persyaratan minimum.