Kapan Bisnis Harus Mengirim W-2? Batas Waktu IRS, Persyaratan, dan Apa yang Terjadi Jika Mereka Terlewatkan

Musim pajak membawa stres bagi semua orang—tetapi jika Anda seorang pemberi kerja, tekanan termasuk memenuhi tenggat waktu ketat yang ditetapkan oleh IRS. Salah satu kewajiban penting: mengirim formulir W-2 kepada karyawan sebelum tanggal tertentu. Jika Anda seorang karyawan yang menunggu formulir tersebut atau pemilik bisnis yang bertanya-tanya tentang tanggung jawab pengajuan Anda, berikut apa yang perlu Anda ketahui.

Tenggat Waktu yang Ketat: Apa yang Sebenarnya Dikatakan Hukum

IRS sangat jelas tentang hal ini: semua pemberi kerja harus mengirim formulir W-2 kepada karyawan paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Untuk penghasilan tahun pajak 2023, itu berarti 31 Januari 2024 adalah batas waktunya. Jika tanggal tersebut jatuh pada akhir pekan atau hari libur, tenggat waktu secara otomatis bergeser ke hari kerja berikutnya.

Ini berlaku untuk setiap pemberi kerja di Amerika—tanpa pengecualian. Apakah Anda mengirim formulir secara pos atau elektronik, formulir tersebut harus distempel atau dikirim sebelum tanggal tersebut. Mengapa 31 Januari? Karena memberi karyawan waktu tepat 2,5 bulan untuk mengumpulkan dokumen mereka dan mengajukan pengembalian sebelum tenggat waktu pengajuan pajak 15 April.

Perusahaan yang melewati tanggal ini tidak hanya tidak terorganisir—mereka melanggar hukum federal.

Memahami W-2: Informasi Apa yang Terkandung di Dalamnya

Sebelum membahas tenggat waktu dan denda, mari kita perjelas apa sebenarnya W-2 itu. Formulir W-2, secara resmi disebut Pernyataan Upah dan Pajak, adalah dokumen yang digunakan pemberi kerja untuk memberi tahu IRS (dan pekerja mereka) berapa banyak seseorang mendapatkan penghasilan dan pajak apa saja yang dipotong.

W-2 Anda merinci:

• Total penghasilan Anda selama tahun tersebut—upah, gaji, tips, bonus, dan kompensasi lain
• Pajak penghasilan federal yang dipotong dari gaji Anda berdasarkan pilihan W-4 Anda
• Kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare yang Anda dan pemberi kerja bayar, yang dihitung untuk manfaat masa depan Anda
• Pajak negara bagian dan lokal yang dipotong, jika berlaku
• Potongan dan kontribusi pra-pajak lainnya seperti premi asuransi kesehatan atau setoran rencana pensiun

IRS mendapatkan salinan. Anda mendapatkan salinan. Dan informasi tersebut harus cocok dengan yang Anda laporkan di pengembalian pajak Anda—jika tidak, IRS akan menghubungi Anda.

Mengapa Pemberi Kerja Melewatkan Tenggat Waktu (Dan Bagaimana Memperbaikinya)

Hidup terjadi. Sistem penggajian mogok. Departemen HR kewalahan selama musim sibuk. Tetapi inilah intinya: tidak ada alasan yang dapat diterima oleh IRS. Tenggat waktu ini tidak bisa dinegosiasikan.

Jika Anda seorang karyawan dan belum menerima W-2 Anda pada akhir Februari, jangan panik segera—surat pos lebih lambat daripada email. Tetapi jika kita sudah memasuki musim semi dan Anda masih belum menerimanya, ambil tindakan.

Langkah pertama: Hubungi langsung departemen HR atau penggajian mantan pemberi kerja Anda. Minta mereka mengirim ulang ke alamat Anda saat ini (W-2 Anda mungkin telah dikirim ke alamat lama jika Anda pindah). Minta perkiraan kapan Anda akan menerimanya.

Langkah kedua: Periksa apakah pemberi kerja Anda menawarkan akses online. Banyak perusahaan sekarang menyimpan W-2 di portal karyawan yang aman di mana Anda dapat mengunduhnya secara instan. Masuk dan ambil salinan Anda jika tersedia.

Langkah ketiga: Jika perusahaan mengabaikan Anda meskipun sudah berusaha, hubungi IRS di 1-800-829-1040. Siapkan nomor Jaminan Sosial Anda, nama dan kontak pemberi kerja, tanggal pekerjaan Anda, dan perkiraan penghasilan dari slip gaji terakhir Anda. IRS akan melacak pemberi kerja Anda dan menuntut formulir tersebut.

Langkah terakhir: Jika waktu semakin menipis sebelum 15 April, Anda memiliki dua opsi. Ajukan perpanjangan enam bulan menggunakan Formulir 4868, atau ajukan pengembalian Anda sekarang menggunakan Formulir 4852 (Pengganti Formulir W-2) dengan perkiraan penghasilan dan pajak terbaik Anda. Ketahuilah bahwa jika perkiraan Anda jauh berbeda dari W-2 yang akan datang nanti, Anda harus mengajukan amandemen pengembalian.

Dampak Finansial: Berapa Denda yang Harus Dibayar Pemberi Kerja

Di sinilah perusahaan mulai membayar uang nyata. IRS tidak hanya mengeluarkan pengingat ramah saat pemberi kerja gagal mengirim formulir W-2 tepat waktu—mereka memberlakukan denda yang meningkat untuk setiap formulir yang tidak diajukan atau terlambat diajukan. Tidak ada batasan total denda.

Untuk formulir tahun pajak 2024, berikut struktur denda:

• Hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
• 31 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
• Setelah 1 Agustus atau tidak diajukan sama sekali: $310 per formulir
• Mengabaikan kewajiban pengajuan secara sengaja: $630 per formulir

Mari kita hitung. Katakan sebuah perusahaan menengah dengan 10 karyawan sama sekali tidak mengirim W-2 dan baru mengirimnya pada bulan September. Berikut apa yang harus mereka bayar:

Setiap W-2 mendapatkan dua denda—satu untuk salinan IRS, satu untuk salinan karyawan. Jadi total 20 formulir $310 dengan (masing-masing = $6.200 dalam denda saja. Tambahkan bunga yang secara otomatis ditambahkan IRS), dan perusahaan bisa berutang lebih dari $7.000.

Perusahaan dengan 50 karyawan yang melakukan kesalahan yang sama? Sekarang kita bicara lebih dari $31.000 dalam total denda.

Denda bahkan bisa lebih besar jika IRS dapat membuktikan pemberi kerja secara sengaja mengabaikan kewajiban pengajuan mereka—itu adalah denda $630 per formulir, yang langsung mengubah tagihan $6.200 menjadi lebih dari $12.600.

Mengapa Ini Penting Lebih dari Sekadar Uang

Ya, denda finansialnya menyakitkan. Tetapi ada hal lain yang dipertaruhkan. Ketika pemberi kerja gagal mengirim formulir W-2:

• Karyawan tidak dapat mengajukan pajak mereka tepat waktu, yang berpotensi memicu denda IRS mereka sendiri
• IRS memiliki dokumentasi bahwa penghasilan diperoleh tetapi tidak ada catatan resmi yang dilaporkan—tanda bahaya untuk audit
• Bisnis mengembangkan reputasi sebagai tidak terorganisir, yang mempengaruhi perekrutan dan retensi
• Pelanggaran berulang dapat meningkat menjadi audit IRS dan pengawasan tambahan

Kesimpulan untuk Semua Orang

Untuk pemberi kerja: Kapan perusahaan harus mengirim W-2? 31 Januari, tanpa pengecualian. Tandai di kalender Anda sekarang. Melewatkan tenggat waktu ini menghabiskan ribuan dolar dalam denda plus bunga, merusak hubungan karyawan, dan menarik perhatian IRS. Tetapkan tenggat internal di pertengahan Januari untuk memberi diri Anda waktu cadangan.

Untuk karyawan: Jika Anda belum menerimanya pada pertengahan Februari, mulai hubungi. Jangan tunggu sampai 1 April. Semakin cepat Anda menelusurinya, semakin banyak waktu yang Anda miliki untuk mengajukan secara akurat.

Tenggat waktu W-2 bukanlah tanggal sembarangan—ini adalah kewajiban hukum dengan konsekuensi nyata di kedua sisi. Pemberi kerja yang menghormatinya menghindari masalah. Karyawan yang menindaklanjuti formulir yang hilang menghindari bencana pengajuan pajak mereka sendiri. Semua orang menang.