了解企业义务：雇主何时必须发放W-2表格以及后果是什么？

W-2发放的强制时间表

每年，公司都面临关于工资单据的严格截止日期。雇主有法律义务在相关税务年度后的1月31日前准备并寄出W-2表格。例如，如果你在2023年工作，你的雇主必须在2024年1月31日前发放你的W-2。如果这个日期碰巧是周末或假日，要求将推迟到下一个工作日。这个法规时间表的存在，是为了让员工有足够的时间整理税务信息，并在4月15日的申报截止日期前提交申报。

W-2包含哪些信息？

W-2表格，正式称为工资和税收报表，是雇主关于员工薪酬和税款预扣的正式记录。此文件作为员工收入与国税局（IRS）预期报告内容之间的主要桥梁。该表格包括五个主要部分：

• 薪酬详情：年度内获得的总工资、小费、奖金及其他报酬
• 联邦预扣税：根据员工的W-4选择，从工资中扣除的联邦所得税总额
• 社会保障和医疗保险缴款：工资中扣除的缴款，建立未来福利的权益
• 州和地方税务信息：适用于征税地区的州或地方所得税预扣
• 税前扣除和福利：退休账户、健康保险费及其他通过薪资减免安排支付的员工福利

雇主必须向员工和IRS提供副本，建立一套责任制度，防止申报收入出现差错。

员工未收到W-2时怎么办？

虽然1月31日的邮戳截止日期是硬性规定，但邮寄延误时有发生。对于未收到W-2的员工，第一步应直接联系公司的人力资源或薪酬部门。确认你的最新地址非常重要，因为邮寄到旧地址的W-2可能会在途中丢失。

许多现代雇主现在提供通过安全门户的电子访问。检查公司在线的员工福利或薪酬系统，可能可以立即下载表格，无需等待邮寄。

如果雇主未响应，可以直接联系IRS。拨打1-800-829-1040，提供你的社会安全号码、雇主信息和雇佣日期，IRS可以代表你请求缺失的文件。IRS还会通过其工资和收入记录（Wage and Income Transcript）服务，保存你申报的内容记录。

对于临近4月15日截止但尚未获得必要W-2的员工，有两种补救措施。你可以使用Form 4868申请六个月的延期申报，但这只延迟申报时间，不延迟缴税。或者，使用Form 4852，根据你的最终工资单估算收入和预扣税款进行申报，但需理解一旦收到实际W-2，可能需要修正申报。

不合规的财务和法律后果

未按规定发放W-2的雇主将面临逐步增加的罚款，罚款金额取决于迟交的时间。2024年的罚款结构如下：

• 逾期30天或更少：$60 每份表格
• 逾期31天至8月1日：$120 每份表格
• 8月1日后或未申报：$310 每份表格
• 故意违规：$630 每份表格

关键是，这些罚款是按每份表格和每个收件人计算的。比如，一家有10名员工的公司如果在九月才提交W-2，将面临$310 每名员工两份表格的罚款（一份给IRS，一份给员工），总计(每名员工，合计)。对于一家10人的公司，罚款总额就达6200美元——还未加上IRS会加收的利息。

此外，企业还可能面临执法行动、审计风险，以及在税务合规记录上的损害。

为什么及时合规很重要

雇主必须在1月31日前准备好W-2，并非随意的官僚程序——这是确保员工能准确、及时申报的机制。当公司延迟或未能提供这些表格时，会让员工陷入困境，也会让公司面临重大财务责任。理解这些义务，有助于雇主保持合规，也帮助员工获得必要的文件，履行自己的税务责任。