税金シーズンは誰にとってもストレスの原因ですが、特に雇用主にとっては、IRSが定めた厳格な期限を守るプレッシャーが伴います。重要な義務の一つは、特定の日付までにW-2フォームを従業員に送付することです。あなたがそのフォームを待つ従業員であったり、申告義務について疑問を持つ事業主であったりする場合、知っておくべきポイントは以下の通りです。
IRSはこれについて明確です：すべての雇用主は翌年の1月31日までにW-2フォームを従業員に送付しなければならない。2023年の所得に関しては、2024年1月31日が締め切りでした。この日付が週末や祝日にあたる場合は、自動的に次の営業日に延期されます。
これはアメリカのすべての雇用主に適用されます—例外はありません。フォームを郵送した場合も電子送信した場合も、その日付までに投函または配達されている必要があります。なぜ1月31日なのか？これにより従業員は4月15日の申告期限までに必要書類を集めて申告を完了させるための2.5ヶ月の猶予が与えられるからです。
この期限を過ぎてしまう企業は、単なる不手際ではなく、連邦法違反となります。
締め切りや罰則について理解する前に、W-2が実際に何なのかを明確にしましょう。**W-2フォーム（正式には「賃金と税金の報告書」）**は、雇用主がIRSに対して(および従業員に)どれだけの収入があったか、どの税金が差し引かれたかを伝えるための書類です。
あなたのW-2には以下の情報が記載されています：
IRSはコピーを受け取り、あなたもコピーを受け取ります。そして、その情報はあなたの税申告書に記載した内容と一致している必要があります。一致しない場合、IRSから連絡があります。
人生は予測できません。給与計算システムがクラッシュしたり、繁忙期に人事部が圧倒されたりします。しかし、これらはIRSにとって正当な言い訳にはなりません。期限は絶対に守る必要があります。
あなたが従業員で、2月下旬までにW-2を受け取っていなければ、すぐに慌てる必要はありません—メールの方が電子メールより遅いからです。しかし、春になってもまだ届かない場合は、行動を起こしましょう。
最初のステップ： 以前の雇用主の人事または給与担当に直接連絡し、再送を依頼してください。(あなたのW-2が引越しに伴い古い住所に郵送されていた可能性もあります)。いつ頃届くかの見込みも尋ねましょう。
次のステップ： 企業がオンラインアクセスを提供しているか確認します。多くの会社は安全な従業員ポータルにW-2を掲載しており、そこから即座にダウンロード可能です。ログインしてコピーを取得しましょう。
三つ目のステップ： それでも連絡がつかない場合は、IRS（1-800-829-1040）に電話してください。社会保障番号、雇用主の名前と連絡先、勤務期間、最後の給与明細からの収入見積もりを用意しておきましょう。IRSは雇用主を追跡し、フォームの提出を求めます。
最後の手段： 4月15日までに時間がなくなった場合、2つの選択肢があります。Form 4868を使って6ヶ月の延長申請をするか、今すぐForm 4852(（W-2の代替フォーム）を使って、収入と税金の見積もりを提出します。ただし、後で届く実際のW-2と大きく異なる場合は、申告内容を修正する必要があります。
ここからは企業が実際に金銭的な負担を負い始める部分です。IRSは、W-2フォームを期限内に送付しなかった場合、単なる注意喚起だけでなく、未提出または遅延提出のたびに罰金を科します。総額に上限はありません。
2024年の税年度のフォームに対する罰金の構造は以下の通りです：
例を見てみましょう。中規模の企業で従業員10人、W-2の送付を完全に忘れ、9月になってやっと郵送した場合、支払うべき金額は次の通りです。
各W-2には2つの罰金が科されます—IRSのコピーと従業員のコピーのためです。合計20フォーム、$630 各＝**$6,200の罰金だけでも発生**します。さらにIRSが自動的に課す利息も加わるため、合計で$7,000超になる可能性もあります。
同じミスを50人の従業員を抱える企業がした場合、総罰金は$31,000超に膨らみます。
もしIRSが、雇用主が意図的に申告義務を無視したと証明すれば、罰金は1フォームあたり$630に跳ね上がり、$6,200の請求が一瞬で$12,600に変わります。
確かに罰金は痛いですが、それだけではありません。雇用主がW-2を送付しない場合、次のようなリスクも伴います。
雇用主向け： W-2はいつ送る必要があるのか？1月31日です。今すぐカレンダーに記入しましょう。この期限を守らないと、何千ドルもの罰金と利息、従業員との関係悪化、IRSの注目を浴びることになります。内部的に1月中旬までに送付準備を整える締め切りを設定しましょう。
従業員向け： 2月中旬までにW-2が届かない場合は、早めに問い合わせを始めてください。4月1日まで待たずに行動するほど、正確な申告のための時間が増えます。
W-2の締め切りは単なる任意の日付ではなく、法的義務です。これを守ることは双方にとって重要な意味を持ちます。守る企業はトラブルを避け、従業員も未着のフォームを追跡して申告ミスを防ぐことができ、皆が得をします。
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企業はいつW-2を送る必要がありますか？IRSの締め切り、要件、そして遅れた場合に何が起こるか
税金シーズンは誰にとってもストレスの原因ですが、特に雇用主にとっては、IRSが定めた厳格な期限を守るプレッシャーが伴います。重要な義務の一つは、特定の日付までにW-2フォームを従業員に送付することです。あなたがそのフォームを待つ従業員であったり、申告義務について疑問を持つ事業主であったりする場合、知っておくべきポイントは以下の通りです。
厳格な締め切り：法律が実際に定める内容
IRSはこれについて明確です：すべての雇用主は翌年の1月31日までにW-2フォームを従業員に送付しなければならない。2023年の所得に関しては、2024年1月31日が締め切りでした。この日付が週末や祝日にあたる場合は、自動的に次の営業日に延期されます。
これはアメリカのすべての雇用主に適用されます—例外はありません。フォームを郵送した場合も電子送信した場合も、その日付までに投函または配達されている必要があります。なぜ1月31日なのか？これにより従業員は4月15日の申告期限までに必要書類を集めて申告を完了させるための2.5ヶ月の猶予が与えられるからです。
この期限を過ぎてしまう企業は、単なる不手際ではなく、連邦法違反となります。
W-2の内容理解：何が記載されているのか
締め切りや罰則について理解する前に、W-2が実際に何なのかを明確にしましょう。**W-2フォーム（正式には「賃金と税金の報告書」）**は、雇用主がIRSに対して(および従業員に)どれだけの収入があったか、どの税金が差し引かれたかを伝えるための書類です。
あなたのW-2には以下の情報が記載されています：
IRSはコピーを受け取り、あなたもコピーを受け取ります。そして、その情報はあなたの税申告書に記載した内容と一致している必要があります。一致しない場合、IRSから連絡があります。
雇用主が締め切りを逃す理由(そしてその対処法)
人生は予測できません。給与計算システムがクラッシュしたり、繁忙期に人事部が圧倒されたりします。しかし、これらはIRSにとって正当な言い訳にはなりません。期限は絶対に守る必要があります。
あなたが従業員で、2月下旬までにW-2を受け取っていなければ、すぐに慌てる必要はありません—メールの方が電子メールより遅いからです。しかし、春になってもまだ届かない場合は、行動を起こしましょう。
最初のステップ： 以前の雇用主の人事または給与担当に直接連絡し、再送を依頼してください。(あなたのW-2が引越しに伴い古い住所に郵送されていた可能性もあります)。いつ頃届くかの見込みも尋ねましょう。
次のステップ： 企業がオンラインアクセスを提供しているか確認します。多くの会社は安全な従業員ポータルにW-2を掲載しており、そこから即座にダウンロード可能です。ログインしてコピーを取得しましょう。
三つ目のステップ： それでも連絡がつかない場合は、IRS（1-800-829-1040）に電話してください。社会保障番号、雇用主の名前と連絡先、勤務期間、最後の給与明細からの収入見積もりを用意しておきましょう。IRSは雇用主を追跡し、フォームの提出を求めます。
最後の手段： 4月15日までに時間がなくなった場合、2つの選択肢があります。Form 4868を使って6ヶ月の延長申請をするか、今すぐForm 4852(（W-2の代替フォーム）を使って、収入と税金の見積もりを提出します。ただし、後で届く実際のW-2と大きく異なる場合は、申告内容を修正する必要があります。
罰金の実態：雇用主にかかるコスト
ここからは企業が実際に金銭的な負担を負い始める部分です。IRSは、W-2フォームを期限内に送付しなかった場合、単なる注意喚起だけでなく、未提出または遅延提出のたびに罰金を科します。総額に上限はありません。
2024年の税年度のフォームに対する罰金の構造は以下の通りです：
例を見てみましょう。中規模の企業で従業員10人、W-2の送付を完全に忘れ、9月になってやっと郵送した場合、支払うべき金額は次の通りです。
各W-2には2つの罰金が科されます—IRSのコピーと従業員のコピーのためです。合計20フォーム、$630 各＝**$6,200の罰金だけでも発生**します。さらにIRSが自動的に課す利息も加わるため、合計で$7,000超になる可能性もあります。
同じミスを50人の従業員を抱える企業がした場合、総罰金は$31,000超に膨らみます。
もしIRSが、雇用主が意図的に申告義務を無視したと証明すれば、罰金は1フォームあたり$630に跳ね上がり、$6,200の請求が一瞬で$12,600に変わります。
これが金銭面だけでなく重要な理由
確かに罰金は痛いですが、それだけではありません。雇用主がW-2を送付しない場合、次のようなリスクも伴います。
すべての人にとっての結論
雇用主向け： W-2はいつ送る必要があるのか？1月31日です。今すぐカレンダーに記入しましょう。この期限を守らないと、何千ドルもの罰金と利息、従業員との関係悪化、IRSの注目を浴びることになります。内部的に1月中旬までに送付準備を整える締め切りを設定しましょう。
従業員向け： 2月中旬までにW-2が届かない場合は、早めに問い合わせを始めてください。4月1日まで待たずに行動するほど、正確な申告のための時間が増えます。
W-2の締め切りは単なる任意の日付ではなく、法的義務です。これを守ることは双方にとって重要な意味を持ちます。守る企業はトラブルを避け、従業員も未着のフォームを追跡して申告ミスを防ぐことができ、皆が得をします。