W-2 表格截止日期：雇主必須何時寄送稅務文件以及未寄送的後果

當報稅季來臨時，員工面臨收集必要文件以向 IRS 提交報稅表的關鍵任務。對於在年度內換工作的員工來說，取得前雇主提供的 W-2 表格至關重要。法律規定前雇主必須在任何情況下提供此文件。

了解 W-2：您的重要稅務文件

W-2，正式名稱為工資與稅款報表，是雇主用來報告員工薪資細節的主要表格。此文件反映從薪資中扣繳的稅款並記錄福利補貼。雇主必須向員工和 IRS 提交副本。

W-2 的主要內容包括：

• 總薪資： 報告全年所有工資、小費和收入
• 聯邦預扣稅： 詳細列出根據您的預扣選擇從收入中扣除的聯邦所得稅金額
• 社會安全與醫療保險扣款： 顯示為未來福利積分的貢獻
• 州與地方預扣稅： 記錄適用的州或地方所得稅預扣 (where applicable)
• 額外貢獻： 有關退休儲蓄、健康保險保費及其他稅前福利的資訊

W-2 的資料直接影響您聯邦和州稅務申報的準確性。若您報告的收入與雇主提交的 W-2 存在差異，將觸發 IRS 審查。

時程：雇主何時寄送 W-2 表格？

IRS 訂定嚴格截止日期，要求雇主在1 月 31 日之前寄出 W-2 表格，適用於該稅務年度。如果該日期遇到週末或假日，截止日將延至下一個工作日。對於 2023 年度，所有表格必須在 2024 年 1 月 31 日前郵戳或電子傳送。

此時程確保員工有足夠時間準備並在 4 月 15 日截止日前完成申報。未能遵守此規定，雇主將面臨重大經濟後果。

取得遺失的 W-2：您的行動步驟

如果到一月底或之後仍未收到 W-2，請採取以下措施：

聯繫薪資或人力資源部門

直接聯絡前雇主的人力資源或薪資團隊——他們負責管理這些文件。請求表格，確認您的最新地址或電子郵件，並核實預計寄送時間。請考慮雇主會在截止日前郵寄表格，因此可能會有郵遞延誤。

登入雇主的線上門戶網站

許多公司現在提供安全門戶的電子 W-2 存取服務。如果有此功能，請用您的帳號登入並立即下載表格。

向 IRS 請求協助

若雇主忽略多次請求，請撥打 1-800-829-1040 聯絡 IRS。準備好您的個人資料、前雇主資訊、就業日期及最後薪資單上的預估收入。IRS 將聯絡您的前雇主以取得遺失的表格。

在截止日前提交申報

若 4 月 15 日截止日逼近，還有兩個選擇：

1. 申請延期申報： 提交表格 4868 以獲得六個月的延期。請記住，延期僅提供申報時間，並不代表延後繳稅——請估算您的應繳稅款並在 4 月 15 日前繳清。一旦延期，您可以申請 IRS 的工資與所得稅紀錄（Wage and Income Transcript）來核實所有報告的收入，但可能要等到 6 月或 7 月才能收到。

2. 使用替代表格申報： 填寫表格 4852 (代替 W-2 表格)，並提供您最接近的收入與預扣稅估算。請注意，若您的估算與實際 W-2 存在較大差異，可能需要後續修正申報。

建議在複雜情況下諮詢稅務專業人士。

雇主罰款：W-2 遲交或未交的後果

IRS 對未按時提交 W-2 表格或未提交的雇主實施嚴格罰款。聯邦規定每份未提交的表格都會產生罰款，且沒有總額上限。

2024 年現行罰款結構：

• 逾期30天內： $60 每份
• 31天至8月1日： $120 每份
• 8月1日後或未提交： $310 每份
• 故意忽略： $630 每份

罰款分別適用於 IRS 提交和員工副本。以一個有10名員工、在九月提交的公司為例，罰款為 $310 乘以2 (IRS 副本加員工副本)，每份約 $620 ，總計約 $6,200。利息費用會進一步累計這些罰款。

這些執法措施確保雇主重視及時發放 W-2，並促使其遵守 IRS 的申報義務。