Quando é que as empresas têm de enviar os W-2? Prazos, requisitos do IRS e o que acontece se perderem o prazo

A temporada de impostos traz stress para todos—mas se és empregador, a pressão inclui cumprir prazos rigorosos estabelecidos pelo IRS. Uma obrigação crítica: enviar os formulários W-2 aos funcionários até uma data específica. Se és um funcionário à espera desse formulário ou um empresário a questionar as tuas responsabilidades de declaração, aqui fica o que precisas saber.

O Prazo Final: O que a Lei realmente Diz

O IRS é muito claro neste ponto: todos os empregadores devem enviar os formulários W-2 aos funcionários até 31 de janeiro do ano seguinte. Para os rendimentos do ano fiscal de 2023, isso significava que 31 de janeiro de 2024 era a data limite. Se essa data cair num fim de semana ou feriado, o prazo é automaticamente adiado para o próximo dia útil.

Isto aplica-se a todos os empregadores nos EUA—sem exceções. Quer tenhas enviado os formulários por correio ou eletronicamente, eles tinham que estar postados ou entregues até essa data. Por que 31 de janeiro? Dá aos funcionários exatamente 2,5 meses para reunir os seus documentos e apresentar as declarações antes do prazo de 15 de abril.

Empresas que ultrapassam essa data não estão apenas a ser desorganizadas—estão a violar a lei federal.

Compreender o W-2: Que Informação Contém

Antes de mergulhar nos prazos e penalizações, vamos esclarecer o que é realmente um W-2. O Formulário W-2, oficialmente chamado Declaração de Salários e Impostos, é o documento que os empregadores usam para informar ao IRS (e aos seus trabalhadores) quanto alguém ganhou e quais os impostos foram retidos.

O teu W-2 detalha:

• Os teus rendimentos totais do ano—salários, ordenados, gorjetas, bónus e qualquer outra compensação
• Imposto de renda federal retido dos teus salários com base na tua eleição W-4
• Contribuições para a Segurança Social e Medicare que tu e o teu empregador pagaram, que contam para os teus benefícios futuros
• Impostos estaduais e locais retidos, se aplicável
• Outras deduções e contribuições antes dos impostos como prémios de seguro de saúde ou depósitos em planos de reforma

O IRS recebe uma cópia. Tu recebes uma cópia. E as informações têm que coincidir com o que reportas na tua declaração de impostos—se não coincidirem, o IRS entrará em contacto contigo.

Porque os Empregadores Perdem o Prazo (E Como Corrigir)

A vida acontece. Os sistemas de folha de pagamento falham. Os departamentos de RH ficam sobrecarregados durante épocas de maior movimento. Mas aqui está o ponto: nenhuma dessas razões é aceitável para o IRS. O prazo é inegociável.

Se és um funcionário e não recebeste o teu W-2 até ao final de fevereiro, não entres em pânico imediatamente—o correio é mais lento que o email. Mas se já estamos na primavera e ainda não o tens, age.

Primeiro passo: Contacta diretamente o departamento de RH ou de folha de pagamento do teu antigo empregador. Pede-lhes para reenviar para o teu endereço atual (o teu W-2 pode ter sido enviado para um endereço antigo se te mudaste). Solicita uma estimativa de quando o vais receber.

Segundo passo: Verifica se o teu empregador oferece acesso online. Muitas empresas agora disponibilizam os W-2 em portais seguros para funcionários, onde podes descarregá-los instantaneamente. Faz login e pega na tua cópia, se estiver disponível.

Terceiro passo: Se a empresa te estiver a ignorar apesar das tuas tentativas, liga para o IRS pelo 1-800-829-1040. Tenha o teu número de Segurança Social, o nome e contacto do empregador, as datas de emprego e uma estimativa dos teus rendimentos a partir do teu último recibo de pagamento. O IRS irá localizar o teu empregador e exigir o formulário.

Última hipótese: Se estás a ficar sem tempo antes de 15 de abril, tens duas opções. Solicita uma extensão de seis meses usando o Formulário 4868, ou apresenta a tua declaração agora usando o Formulário 4852 (Substituto do Formulário W-2) com a tua melhor estimativa de rendimentos e impostos. Apenas lembra-te que, se a tua estimativa estiver muito afastada do W-2 real que chegar mais tarde, terás que corrigir a declaração.

O Impacto Financeiro: Quanto Custam as Penalizações aos Empregadores

Aqui é que as empresas começam a pagar dinheiro de verdade. O IRS não apenas envia um lembrete amigável quando os empregadores não enviam os formulários W-2 a tempo—eles aplicam penalizações crescentes para cada formulário não apresentado ou apresentado atrasado. Não há limite para o total das penalizações.

Para os formulários do ano fiscal de 2024, aqui está a estrutura de penalizações:

• Até 30 dias de atraso: $60 por formulário
• De 31 dias até 1 de agosto: $120 por formulário
• Após 1 de agosto ou não apresentado de todo: $310 por formulário
• Desrespeito intencional às obrigações de apresentação: $630 por formulário

Vamos fazer as contas. Digamos que uma empresa de médio porte com 10 funcionários tenha completamente esquecido de enviar os W-2 e só os enviou em setembro. Aqui está o que deve:

Cada W-2 gera duas penalizações—uma para a cópia do IRS, outra para a cópia do funcionário. São 20 formulários no total a $310 cada = $6.200 só em penalizações. Acresce os juros (que o IRS automaticamente aplica), e a empresa pode dever mais de $7.000.

Uma empresa com 50 funcionários a cometer o mesmo erro? Agora estamos a falar de mais de $31.000 em multas totais.

A penalização torna-se ainda mais severa se o IRS conseguir provar que o empregador ignorou deliberadamente as obrigações de apresentação—esse é o penalização de $630 por formulário, que transforma uma conta de $6.200 numa conta de $12.600 instantaneamente.

Porque Isto Importa Além do Dinheiro

Sim, as penalizações financeiras são dolorosas. Mas há mais em jogo. Quando os empregadores não enviam os formulários W-2:

• Os funcionários não podem apresentar as suas declarações a tempo, potencialmente acionando penalizações próprias do IRS
• O IRS fica com documentação de que a renda foi ganha, mas sem registo oficial de que foi reportada—sinal de alerta para auditorias
• As empresas desenvolvem uma reputação de desorganização, o que afeta contratações e retenção
• Violações repetidas podem escalar para auditorias do IRS e maior escrutínio

A Conclusão para Todos

Para os empregadores: Quando é que as empresas têm que enviar os W-2? 31 de janeiro, sem exceções. Marca já na tua agenda. Perder esse prazo custa milhares em penalizações mais juros, prejudica as relações com os funcionários e atrai atenção do IRS. Define prazos internos para meados de janeiro para te dar tempo de margem.

Para os funcionários: Se não recebeste o teu até meados de fevereiro, começa a fazer chamadas. Não esperes até 1 de abril. Quanto mais cedo o conseguires, mais tempo tens para declarar corretamente.

O prazo do W-2 não é uma data arbitrária—é uma exigência legal com consequências reais para ambos os lados. Os empregadores que o respeitam evitam dores de cabeça. Os funcionários que acompanham a ausência de formulários evitam desastres na declaração de impostos. Todos ganham.