Понимание корпоративных обязательств: когда работодатели обязаны выдавать формы W-2 и каковы последствия?

Обязательный график распространения W-2

Каждый год компании сталкиваются с строгими сроками по документации по заработной плате. Работодатели обязаны подготовить и отправить формы W-2 до 31 января следующего за налоговым годом. Например, если вы работали в 2023 году, ваш работодатель должен был выдать вам W-2 до 31 января 2024 года. Если эта дата совпадает с выходным или праздничным днем, срок переносится на следующий рабочий день. Этот регламентированный график существует, чтобы дать работникам достаточно времени для сбора налоговой информации и подачи деклараций до срока 15 апреля.

Что содержит форма W-2?

Форма W-2, официально называемая «Заявление о заработной плате и налогах», — это официальный документ работодателя о компенсации сотрудника и удержанных налогах. Этот документ служит основным связующим звеном между заработком сотрудника и тем, что ожидает увидеть IRS. В форме есть пять основных разделов:

• Детали компенсации: Общая сумма заработка, чаевых, бонусов и других видов вознаграждения за календарный год
• Федеральные удержания: Общая сумма федерального подоходного налога, удержанного из зарплаты на основе выбора W-4 сотрудника
• Взносы в социальное обеспечение и Medicare: Взносы по заработной плате, формирующие право на будущие выплаты
• Информация о налогах штата и местных налогах: Любые удержания по налогам штата или местным налогам, применимые к работникам в налоговых юрисдикциях
• До налоговых вычетов и льгот: Взносы в пенсионные счета, страховые взносы и другие льготы, оплачиваемые за счет сокращения зарплаты

Работодатели обязаны предоставлять копии как сотрудникам, так и IRS, создавая систему ответственности, которая предотвращает расхождения в задекларированном доходе.

Что делать, если сотрудник не получил свой W-2

Хотя крайний срок отправки — 31 января, задержки с доставкой почты возможны. Для тех, кто не получил W-2, первым шагом является обращение непосредственно в отдел кадров или бухгалтерию. Стоит подтвердить свой текущий адрес, так как формы, отправленные по устаревшему адресу, могут потеряться в пути.

Многие современные работодатели предоставляют электронный доступ через защищенные порталы. Проверка онлайн-системы компании по управлению льготами или зарплатой может позволить вам сразу скачать форму, не ожидая почтовой доставки.

Если работодатель не реагирует, на помощь может прийти IRS. Позвоните по номеру 1-800-829-1040, указав свой номер социального страхования, данные работодателя и даты работы, чтобы агентство могло запросить недостающие документы от вашего имени. IRS ведет учет того, что было задекларировано от вашего имени, через сервис Wage and Income Transcript.

Для тех, кто приближается к сроку 15 апреля и не получил необходимые W-2, есть два варианта решения. Можно запросить продление подачи декларации на шесть месяцев, заполнив форму 4868, однако это только отсрочит подачу — не оплату налогов. Или использовать форму 4852, которая позволяет подать декларацию, основываясь на предполагаемом доходе и удержаниях по последней зарплатной ведомости, с возможностью корректировки после получения настоящего W-2.

Финансовые и юридические последствия за несоблюдение требований

Работодатели, игнорирующие обязательства по распространению W-2, сталкиваются с увеличивающимися штрафами, которые зависят от того, насколько поздно формы были выданы. Для подачи в 2024 году структура штрафов IRS следующая:

• Менее 30 дней после срока: $60 за форму
• От 31 дня до 1 августа: $120 за форму
• После 1 августа или неподача: $310 за форму
• Умышленное нарушение: $630 за форму

Важно отметить, что эти штрафы применяются за каждую форму и каждого получателя. Компания с 10 сотрудниками, которая подает W-2 в сентябре, столкнется с штрафом $310 , умноженным на две формы на сотрудника ((одна для IRS, одна для сотрудника)), итого $620 на работника. Для компании из 10 человек это составляет уже $6,200 штрафов — не считая процентов, которые IRS добавляет к штрафам.

Кроме того, компании рискуют проверками, штрафными санкциями и ухудшением своей репутации в налоговых органах.

Почему своевременное выполнение обязательств важно

Требование, чтобы работодатели подготовили W-2 к 31 января, — это не произвольная бюрократия, а механизм, обеспечивающий возможность работникам своевременно и точно подать налоговые декларации. Когда компании задерживают или не предоставляют эти формы, они ставят сотрудников в сложное положение и рискуют значительными финансовыми штрафами. Понимание этих обязательств помогает как работодателям оставаться в рамках закона, так и сотрудникам иметь необходимую документацию для выполнения своих налоговых обязательств.