Терміни отримання вашого W-2: що потрібно знати

Коли очікувати вашу форму W-2 — одне з найпоширеніших питань під час податкового сезону. Якщо ви залишили роботу будь-коли протягом податкового року, ваш колишній роботодавець юридично зобов’язаний надати вам цей важливий документ — незалежно від обставин вашого звільнення. Розуміння термінів і знання, що робити, якщо ваша форма W-2 не надійшла вчасно, допоможе вам безперешкодно подати податкову декларацію та уникнути штрафів.

Розуміння форми W-2 та її цілі

Перш ніж розглядати терміни, важливо зрозуміти, що саме ви очікуєте. Форма W-2, офіційно називана «Звіт про заробітну плату та податки», — основний документ, який роботодавці використовують для звіту про заробітки та компенсації як для працівників, так і для Податкової служби США (IRS). Ваша форма W-2 є офіційним записом ваших річних доходів і утриманих податків.

Форма містить кілька важливих відомостей, що безпосередньо впливають на вашу податкову декларацію:

Інформація про компенсацію — ваша W-2 відображає загальні заробітки, чайові та інші види компенсацій, отримані протягом податкового року.

Утримані податки — документ деталізує суми федерального податку на доходи, які ваш роботодавець утримав із вашої зарплати відповідно до ваших виборів у формі W-4. Також показує внески до Соціального страхування та Медікейр, які зараховуються до ваших майбутніх виплат.

Державні та місцеві податки — за наявності, ваша W-2 включає утримані державні та місцеві податки з доходів.

Додаткові пільги — форма може містити інформацію про внески до пенсійних планів, передподаткові внески до медичного страхування та інші пільги для працівників.

IRS порівнює інформацію, яку роботодавці звітують у формах W-2, з тим, що ви заявляєте у своїй податковій декларації. Будь-які розбіжності спричиняють запити IRS, тому точність є критично важливою.

Коли очікувати вашу форму W-2: офіційний термін

IRS суворо дотримується вимог щодо відправлення, щоб працівники мали достатньо часу для підготовки декларацій. Роботодавці повинні поставити штамп або електронно надіслати всі форми W-2 до 31 січня наступного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, термін автоматично переноситься на наступний робочий день.

Для податкового року 2023 всі роботодавці були зобов’язані надіслати W-2 до 31 січня 2024. Для доходів 2024 року — до 31 січня 2025. Цей термін 31 січня навмисно встановлений значно раніше за дедлайн подання податкової декларації — 15 квітня, що дає працівникам приблизно два з половиною місяці для збору документів і подання.

Варто зазначити, що дата штампа 31 січня не означає, що форма вже доставлена. W-2, надіслані поштою, можуть прибувати кілька днів після дати штампа. Електронна доставка зазвичай досягає отримувачів упродовж кількох днів.

Що робити, якщо ваша форма W-2 не надійшла

Якщо ви дійшли до середини лютого і досі не отримали свою W-2, вжийте заходів. Ось систематичний підхід:

Крок 1: Зв’яжіться з відділом кадрів або бухгалтерією колишнього роботодавця

Почніть із прямого контакту з відділом кадрів або бухгалтерією — вони відповідають за видачу W-2. Ввічливо попросіть цю форму і підтвердьте вашу актуальну адресу для пошти та електронну пошту. Якщо ви переїхали після звільнення, ваша W-2 могла бути надіслана на попередню адресу. Запитайте у контактної особи приблизний час прибуття і попросіть заміну, якщо потрібно.

Крок 2: Отримайте W-2 онлайн

Багато сучасних роботодавців пропонують безпечні онлайн-портали, де працівники можуть завантажити свої W-2 у електронному вигляді. Якщо ваш колишній роботодавець надає таку послугу, увійдіть, використовуючи свої облікові дані, і одразу завантажте форму. Це часто обходить поштові затримки.

Крок 3: Зверніться до IRS за допомогою

Якщо прямий контакт не дає результату, допомогти може IRS. Телефонуйте за номером 1-800-829-1040 і поясніть, що ваш колишній роботодавець не надав вашу W-2, незважаючи на ваші запити. Майте під рукою:

• ваше повне ім’я, адресу, номер соціального страхування та номер телефону
• назву, адресу та телефон вашого колишнього роботодавця
• дати працевлаштування
• орієнтовний розмір вашого доходу за рік і утримані федеральні податки (зазначте ваш останній платіжний чек у того роботодавця)

IRS зв’яжеться з вашим колишнім роботодавцем від вашого імені і запитає відсутню форму.

Крок 4: Використовуйте транскрипт доходів і заробітків

Якщо до 15 квітня ви все ще не маєте W-2, можете створити обліковий запис на сайті IRS і замовити транскрипт доходів і заробітків. Цей транскрипт показує всю інформацію про доходи і податки, яку роботодавець подав до IRS під вашим ім’ям. Обробка може тривати до червня або липня, але документ містить ту саму інформацію, що й ваша W-2.

Подання декларації без W-2

Якщо час підходить до кінця, у вас є два варіанти:

Запитати продовження терміну подання

Подайте форму 4868, щоб попросити шести місяців на подання. Це відсуває дедлайн до приблизно середини жовтня, але не відстрочує термін сплати податків. Ви все ще зобов’язані сплатити податки до 15 квітня, якщо очікуєте менший відшкодування, ніж сума боргу. Обчисліть орієнтовний податковий зобов’язання, використовуючи платіжки, і сплатіть його до початкового дедлайну.

Подати декларацію за допомогою форми 4852

Форма 4852, «Заміна форми W-2», дозволяє подати декларацію з орієнтовними даними про доходи і утримані податки. Будьте точні у своїх оцінках, використовуючи платіжки як орієнтир. Якщо пізніше ваша фактична W-2 матиме суттєво інші цифри, вам доведеться подати виправлення. Консультація з податковим фахівцем допоможе забезпечити точність у цьому випадку.

Фінансові наслідки: що трапляється, коли роботодавці пропускають дедлайн

Роботодавці стикаються з зростаючими штрафами за несвоєчасну або відсутню відправку W-2. IRS нараховує штрафи за кожну форму — тобто один штраф за копію, надіслану до IRS, і ще один за кожну копію працівника. Загалом штрафів без обмежень.

Поточна структура штрафів (2024 Forms):

• форми, подані з запізненням до 30 днів: $60 за форму
• форми, подані з 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• форми, подані після 1 серпня або не подані взагалі: $310 за форму
• навмисне ігнорування вимог щодо подання: $630 за форму

Щоб уявити масштаб, уявімо компанію з 10 працівниками, яка не надіслала W-2 до вересня. За кожну запізнілу форму штраф становить $310, і оскільки кожен працівник отримує копію, а IRS — свою, це $620 за кожного працівника. Помноживши на 10 працівників, загальний штраф досягає $6,200 без урахування відсотків. IRS додає до штрафів відсотки, що робить фінансовий тягар значним.

Ця структура штрафів стимулює роботодавців дотримуватися терміну 31 січня і гарантує, що працівники отримають необхідні документи для правильного і своєчасного подання.