متى يتعين على الشركات إرسال نماذج W-2؟ مواعيد إدارة الضرائب الأمريكية، والمتطلبات، وما يحدث إذا فاتتهم الموعد

موسم الضرائب يجلب التوتر للجميع—ولكن إذا كنت صاحب عمل، فإن الضغط يشمل الالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة التي تحددها مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS). أحد الالتزامات الحاسمة: إرسال نماذج W-2 للموظفين بحلول تاريخ معين. إذا كنت موظفًا تنتظر ذلك النموذج أو مالك شركة تتساءل عن مسؤولياتك في التقديم، إليك ما تحتاج إلى معرفته.

الموعد النهائي الصعب: ماذا يقول القانون فعلاً

مصلحة الضرائب الأمريكية واضحة جدًا في هذا الأمر: يجب على جميع أصحاب العمل إرسال نماذج W-2 للموظفين بحلول 31 يناير من العام التالي. بالنسبة لأرباح سنة الضرائب 2023، كان ذلك يعني أن 31 يناير 2024 هو الحد الأقصى. إذا وقع هذا التاريخ في عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية، يتم تلقائيًا تأجيل الموعد النهائي إلى يوم العمل التالي.

ينطبق هذا على كل صاحب عمل في أمريكا—لا استثناءات. سواء أرسلت النماذج بالبريد أو إلكترونيًا، كان يجب أن تكون مختومة بالبريد أو مُسلمة بحلول ذلك التاريخ. لماذا 31 يناير؟ لأنه يمنح الموظفين بالضبط 2.5 شهر لجمع مستنداتهم وتقديم إقراراتهم الضريبية قبل اقتراب موعد تقديم الضرائب في 15 أبريل.

الشركات التي تتجاوز هذا التاريخ ليست فقط غير منظمة—بل تنتهك القانون الفيدرالي.

فهم نموذج W-2: ما المعلومات التي يحتويها

قبل الغوص في المواعيد النهائية والعقوبات، دعونا نوضح ما هو نموذج W-2 فعلاً. نموذج W-2، المسمى رسميًا بيان الأجور والضرائب، هو المستند الذي يستخدمه أصحاب العمل لإبلاغ مصلحة الضرائب (وعمالهم) كم كسب شخص ما وما الضرائب التي تم حجزها.

يحتوي W-2 الخاص بك على:

• إجمالي أرباحك للسنة—الأجور، الراتب، البقشيش، المكافآت، وأي تعويضات أخرى
• الضرائب الفيدرالية على الدخل التي تم حجزها من رواتبك بناءً على اختيارك في نموذج W-4
• مساهمات الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية التي دفعتها أنت وصاحب العمل، والتي تُحتسب لمستقبلك التقاعدي
• الضرائب المحلية والولائية المحتجزة، إذا كانت تنطبق
• خصومات أخرى ومساهمات قبل الضرائب مثل أقساط التأمين الصحي أو ودائع خطة التقاعد

تحصل مصلحة الضرائب على نسخة. تحصل أنت على نسخة. ويجب أن تتطابق المعلومات مع ما تذكره في إقرارك الضريبي—وإلا، ستتواصل معك مصلحة الضرائب.

لماذا يتخلف أصحاب العمل عن الموعد (وكيف تصلحه)

الحياة تحدث. أنظمة الرواتب تتعطل. أقسام الموارد البشرية تتعرض لضغط خلال المواسم المزدحمة. لكن الأمر هنا: لا توجد أعذار مقبولة لدى مصلحة الضرائب. الموعد النهائي غير قابل للتفاوض.

إذا كنت موظفًا ولم تتلقَ W-2 الخاصة بك بحلول أواخر فبراير، لا تقلق على الفور—البريد أبطأ من البريد الإلكتروني. ولكن إذا دخلنا الربيع وما زلت لا تملكها، اتخذ إجراءً.

الخطوة الأولى: اتصل مباشرة بقسم الموارد البشرية أو قسم الرواتب في صاحب العمل السابق. اطلب منهم إعادة إرسالها إلى عنوانك الحالي (قد يكون تم إرسال W-2 إلى عنوان قديم إذا انتقلت). اطلب تقديرًا لموعد استلامها.

الخطوة الثانية: تحقق مما إذا كان صاحب العمل يوفر وصولًا عبر الإنترنت. العديد من الشركات الآن تستضيف W-2 في بوابات آمنة للموظفين حيث يمكنك تنزيلها على الفور. سجل الدخول واحصل على نسختك إذا كانت متاحة.

الخطوة الثالثة: إذا كانت الشركة تتجاهلك على الرغم من محاولاتك، اتصل بمصلحة الضرائب على الرقم 1-800-829-1040. كن مستعدًا برقم الضمان الاجتماعي الخاص بك، واسم صاحب العمل ومعلومات الاتصال، وتواريخ عملك، وتقدير أرباحك من آخر قسيمة راتب لديك. ستتبع مصلحة الضرائب صاحب العمل وتطالب بالنموذج.

الملاذ الأخير: إذا كنت تنفد من الوقت قبل 15 أبريل، لديك خياران. قدم طلب تمديد لمدة ستة أشهر باستخدام النموذج 4868، أو قدم إقرارك الآن باستخدام النموذج 4852 (بديل لنموذج W-2) مع أفضل تقدير لأرباحك وضرائبك. فقط اعلم أنه إذا كان تقديرك بعيدًا جدًا عن W-2 الفعلي الذي يصل لاحقًا، ستحتاج إلى تعديل إقرارك.

الصدمة المالية: كم تكلف العقوبات أصحاب العمل

هنا تبدأ الشركات في دفع أموال حقيقية. مصلحة الضرائب لا تصدر مجرد تذكير ودي عندما يتخلف أصحاب العمل عن إرسال نماذج W-2 في الوقت المحدد—بل تفرض غرامات تصاعدية عن كل نموذج لم يُقدم أو تم تقديمه متأخرًا. لا يوجد حد أقصى للمجموع الكلي للعقوبات.

بالنسبة لنماذج سنة الضرائب 2024، إليك هيكل العقوبات:

• حتى 30 يومًا متأخرًا: $60 لكل نموذج
• من 31 يومًا حتى 1 أغسطس: $120 لكل نموذج
• بعد 1 أغسطس أو عدم التقديم على الإطلاق: $310 لكل نموذج
• التمادي في عدم الامتثال للتقديم: $630 لكل نموذج

لنحسب الأرقام. لنفترض أن شركة متوسطة الحجم بها 10 موظفين نسيت تمامًا إرسال W-2 ولم ترسلها إلا في سبتمبر. إليك ما يدينون به:

كل W-2 يتعرض لغرامتين—واحدة لنسخة مصلحة الضرائب، وواحدة للنسخة الخاصة بالموظف. أي 20 نموذجًا بمعدل $310 كل واحد = $6,200 فقط في العقوبات. أضف عليها الفوائد التي تفرضها مصلحة الضرائب تلقائيًا(، وقد تدين الشركة بأكثر من $7,000.

شركة بها 50 موظفًا ترتكب نفس الخطأ؟ الآن نحن نتحدث عن أكثر من $31,000 في الغرامات الإجمالية.

وتصبح العقوبة أكثر حدة إذا استطاعت مصلحة الضرائب إثبات أن صاحب العمل تجاهل عمدًا التزاماته في التقديم—وهذا هو غرامة )$630 لكل نموذج، والتي تحول فاتورة بقيمة $6,200 إلى أكثر من $12,600 على الفور.

لماذا يهم هذا أكثر من مجرد المال

نعم، العقوبات المالية مؤلمة. لكن هناك ما هو أهم. عندما يتخلف أصحاب العمل عن إرسال نماذج W-2:

• لا يستطيع الموظفون تقديم ضرائبهم في الوقت المحدد، مما قد يسبب غراماتهم الخاصة بمصلحة الضرائب
• تمتلك مصلحة الضرائب وثائق تُثبت أن الدخل تم كسبه لكن لا يوجد سجل رسمي لتقريره—علامة حمراء للمراجعات
• تتطور سمعة الشركات لتكون غير منظمة، مما يؤثر على التوظيف والاحتفاظ بالموظفين
• التكرار في المخالفات يمكن أن يتصاعد إلى تدقيقات من مصلحة الضرائب وتدقيقات إضافية

الخلاصة للجميع

لصاحب العمل: متى يجب على الشركات إرسال W-2؟ 31 يناير، لا استثناءات. ضعها في جدولك الآن. تفويت هذا الموعد يكلف الآلاف من الغرامات بالإضافة إلى الفوائد، ويضر علاقات الموظفين، ويجذب انتباه مصلحة الضرائب. حدد مواعيد داخلية لنصف يناير لمنح نفسك وقتًا احتياطيًا.

للموظف: إذا لم تتلقَها بحلول منتصف فبراير، ابدأ بالاتصال. لا تنتظر حتى 1 أبريل. كلما أسرعت في تتبعها، زاد الوقت لديك لتقديمها بدقة.

موعد W-2 ليس تاريخًا عشوائيًا—إنه متطلب قانوني له عواقب حقيقية على كلا الجانبين. أصحاب العمل الذين يحترمونه يتجنبون المتاعب. والموظفون الذين يتابعون النماذج المفقودة يتجنبون كوارث تقديم الضرائب الخاصة بهم. الجميع رابح.